Infos zur DSGVO und smallinvoice

Am 25. Mai 2018 tritt die neue Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union (EU) in Kraft treten. Ab diesem Zeitpunkt ist die DSGVO für alle Unternehmen, die auf dem Gebiet der EU tätig sind, unmittelbar anwendbar, also auch für smallinvoice, obwohl wir ausschliesslich ein Schweizer Unternehmen ohne Niederlassungen in der EU sind.

Wir werden spätestens ab dem 18. Mai 2018 DSGVO-ready sein

Wir werden ab 18. Mai, also eine Woche vor Inkrafttreten der DSGVO, DSGVO-ready sein. Dies bedeutet, dass wir bis dahin unsere AGBs aktualisiert und neu eine DSGVO konforme Datenschutzverordnung publizieren haben werden. Zu beiden werden alle bestehenden und neuen Benutzer von […] Mehr lesen

Endlich Ferien – smallinvoice begleitet dich!

Mittlerweile haben auch die Temperaturen im unseren Breitengraden definitiv das Prädikat “Sommerlich-Heiss” erreicht und der Verkehr hat auf Grund der beginnenden Schulferien merklich nachgelassen (besonders in Zürich, wo wir zu Hause sind).

Wer zu den Glücklichen gehört, die aktuell ihren Urlaub zu Hause oder anderswo auf der Welt verbringen, vielleicht sogar zeitlich sehr ausgedehnt, braucht trotzdem nicht darauf zu verzichten, seine Ein- und Ausgaben zu kontrollieren oder sogar Rechnungen oder Offerten zu schreiben – ein Internetzugang genügt. Gerade bei Selbständigen ohne Ferienvertretung, kann diese Möglichkeit sehr willkommen sein.

Dank smallinvoice funktioniert dies auch problemlos in Gegenden, in denen keine Highspeed Internetverbindung zur […] Mehr lesen

Ende der TLS 1.0 Verschlüsselung

Damit die Verbindung zwischen Webbrowser und smallinvoice jederzeit sicher ist, wird diese verschlüsselt (erkennbar am grünen Schloss in der Adresszeile des Browsers). Das dazu genutzte Verschlüsselungsverfahren TLS (Transport Layer Security) gibt es in verschiedenen Versionen, wobei wir die Unterstützung der Version 1.0 einstellen.

Warum wird die TLS 1.0 Unterstützung eingestellt?

Die Anforderungen zur Abwicklung von Kreditkartenzahlungen (PCI DSS) erlauben per 30. Juni nicht mehr weiter die Verwendung von TLS 1.0. In diesem Zusammenhang wird smallinvoice ab dem 24. Juni den Verbindungsaufbau zur API mittels TLS 1.0 nicht mehr unterstützen.

Bin ich davon betroffen?

Wenn ein aktuelles Betriebssystem und ein aktueller Browser verwendet wird: Nein.

Um […] Mehr lesen

Die DSGVO (DatenSchutz GrundVerOrdnung) kommt am 25. Mai 2018

Wahrscheinlich bist du in den letzten Wochen oder Monaten das eine oder andere Mal an den Begriff DSGVO geraten. Wenn du eine Firma betreibst, die Dienstleistungen (auch kostenlose) anbietet, welche sich an natürliche Personen eines EU Landes richten (was bei Online Geschäften praktisch immer der Fall ist) resp. deren Daten du verarbeitest, dann tust du gut daran, die DSGVO nicht zu ignorieren.

Im folgenden Artikel haben wir deshalb die wichtigsten Fakten zusammengetragen und versuchen zu erläutern, wie sie zu verstehen und praktisch umzusetzen sind.

Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass wir keine Juristen sind und deshalb keine Garantien für unsere Aussagen und Angaben […] Mehr lesen

ISO20022 Standard & QR-Code Rechnung

Immer wieder erreichen uns Fragen zum Thema ISO20022, z.B. auf Grund einer Mitteilung von Bank oder Postfinance, dass zukünftig nur noch dieses Format für Zahlungsfiles angeboten wird. Die Möglichkeit, dieses Format zu verarbeiten, bieten wir bereits schon seit Juni 2016.

Es gibt eine ganze Reihe von verschiedenen Zahlungsfiles, welche dem ISO20022 Standard entsprechen. Im Zusammengang mit smallinvoice sind folgende Formate Relevant:

Zum Abgleich von eingehenden Zahlungen: camt.053 inkl. Zahlungsdetails (ESR Details)
Für die Übermittlung von Zahlungsaufträgen via Kreditoren-Modul: pain.001

Wichtig zu wissen ist, dass die QR-Code Rechnung bei allen Banken erst zu einem späteren Zeitpunkt eingeführt wird. Ein entsprechender Entscheid für den definitiven Terminplan wird […] Mehr lesen

Creating an offer – key points

Usually there is no way to get a (larger) order without an offer. Although these can also be submitted orally, it is advisable to do so in writing, because this way it is possible to prove beyond doubt what was offered and at what price.

Costs of an offer

No costs may be invoiced for an offer if it has not been pointed out or if the collection of costs for the preparation of an offer is not customary in the industry or if no implicit obligation to pay costs must be assumed. Especially in the case of quotations for repair orders […] Mehr lesen

Offerten erstellen – die wichtigsten Punkte

Meistens führt kein Weg zu einem (grösseren) Auftrag an einer Offerte vorbei. Obwohl diese auch mündlich abgegeben werden kann, ist es empfehlenswert, dies schriftlich zu tun, denn so lässt sich zweifelsfrei beweisen, was, wie zu welchem Preis offeriert wurde.

Kosten einer Offerte

Für eine Offerte dürfen keine Kosten in Rechnung gestellt werden, wenn entweder nicht darauf hingewiesen wurde oder die Erhebung von Kosten für die Erstellung einer Offerte nicht branchenüblich ist oder wenn nicht von einer stillschweigenden Kostenpflicht ausgegangen werden muss. Gerade bei Offerten für Reparaturaufträge (wie z.B. einer Autoreparatur bei einem grösseren Schaden), muss u.U. zuerst der genaue Schaden festgestellt werden […] Mehr lesen

Neuste Features & Updates

Shortcuts

Ein interessantes Feature für “Power User” welche möglichst schnell zu einer Aktion gelangen wollen, ist die Shortcut Funktion. Damit ist es möglich, eine Tastenkombination festzulegen um direkt zu einer gewissen Funktion zu gelangen, also z.B. CTRL+R um eine neue Rechnung zu erstellen. Somit kann mit smallinvoice noch effizienter und schneller gearbeitet werden. Wie diese Funktion eingerichtet wird, ist hier erklärt:

https://support.smallinvoice.com/hc/de/articles/360000876351-Shortcuts

Produkteupdates in wiederkehrenden Rechnungen

Wird der Preis oder der MwSt. Satz einer Dienstleistung oder eines Produktes im Katalog geändert, ist es jetzt möglich, dies in wiederkehrenden Rechnungen automatisch anzupassen:

https://support.smallinvoice.com/hc/de/articles/360000859592-Katalog-Produkte-und-Dienstleistungen-in-wiederkehrenden-Rechnungen-anpassen

Neue Dashboards

Wer sich in letzter Zeit in smallinvoice eingeloggt hat, wird festgestellt haben, dass […] Mehr lesen

Fordere eine Buchhaltungsofferte direkt aus smallinvoice an!

Für jene, die Jahres-, Halbjahres, Quartals oder MwSt.-Abschlüsse benötigen und dafür einen Treuhänder oder Buchhalter suchen, bieten wir neu ein Modul an, über das automatisch Offerten von an smallinvoice angeschlossenen Treuhandfirmen und Buchhaltern angefordert werden können. Die Offerte Anfrage kann dabei direkt in smallinvoice angelegt werden und wird dann automatisch an alle angeschlossenen Treuhänder übermittelt. Diese können dann ein entsprechendes Angebot unterbreiten. Wie dies genau funktioniert, ist hier beschrieben:

https://support.smallinvoice.com/hc/de/articles/360000678452-Buchhaltungs-Modul

[…] Mehr lesen

5 Tipps um Kunden das Bezahlen von Rechnungen zu vereinfachen

Dass u.a der Firmenname, die Bankverbindung und MwSt. Nummer auf eine Rechnung gehören, dürfte bekannt sein, doch gibt es einige Dinge, die das Bezahlen einer Rechnung einfacher und bequemer gestalten. Vielfach zahlen Kunden nämlich nicht fristgerecht nicht auf Grund von Vergesslichkeit oder Ignoranz, sondern schlicht deshalb, weil etwas beim Bezahlen nicht funktioniert oder mühsam ist.

Rappen-Beträge auf 5 Rappen runden
Gerade im Zusammenhang mit dem seit 1. Januar 2018 gültigen MwSt. Satz von 7.7% passiert es oft, dass ein nicht auf 5 Rappen genauer Rechnungsbetrag entsteht. Der Ein-Räppler wurde zwar auf den 1. Januar 2007 ausser Kurs gesetzt, dennoch ist es möglich (und […] Mehr lesen