Neue Mitarbeiter einstellen – Schritt für Schritt Anleitung
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Speziell für eine Einzelfirma oder ein Startup bedeutet neue Mitarbeiter einstellen viel Bürokratie. Wir möchten dir diesen Weg etwas leichter machen und haben für dich folgenden Leitfaden erstellt:
1. Abschluss des Arbeitsvertrags für neue Mitarbeiter
Mit dem Arbeitsvertrag begründet der Arbeitgeber das Arbeitsverhältnis mit dem Arbeitnehmer. Der Klarheit halber empfehlen wir, den Arbeitsvertrag schriftlich abzuschliessen.
Unter Umständen ist deine Firma einem Gesamtarbeitsvertrag unterstellt oder du hast dich freiwillig einer gesamt arbeitsvertraglichen Regelung angeschlossen. Dann müssen die im Gesamtarbeitsvertrag enthaltenen Bestimmungen auf jeden Fall eingehalten werden.
2. Ausländer brauchen eine Arbeitsbewilligung
Handelt es sich beim neuen Mitarbeiter um eine Person mit ausländischer Staatsangehörigkeit, ist zu klären, ob für den Stellenantritt eine Arbeitsbewilligung einzuholen ist. Für alle ausländischen Staatsangehörigen mit Niederlassungsbewilligung (Ausweis C) muss keine Bewilligung eingeholt werden.
Erkundige dich bei der zuständigen kantonalen Behörde: https://www.sem.admin.ch/sem/de/home/ueberuns/kontakt/kantonale_behoerden/adressen_kantone_und.html
3. Bei welchen Versicherungen müssen Mitarbeitende gemeldet werden?
Beim Einstellen von neuen Mitarbeitern spielen Versicherungen eine grosse Rolle. Auch bei Kleinfirmen und Startups hat der Arbeitgeber hat die Pflicht, folgende Versicherungen für seine Mitarbeiter abzuschliessen:
AHV/IV/EO
Arbeitnehmer und Arbeitgeber zahlen zu gleichen Teilen in die Versicherung ein. Jeder bezahlt 5.125 % des Lohnes. Die Arbeitslosenversicherung (ALV 1) kostet beide je 1,1 %. Besitzt der neue Mitarbeiter noch keinen AHV-Ausweis, musst du diesen bei der zuständigen AHV-Ausgleichskasse beantragen.
Bei Freelancern empfehlen wir, einen Nachweis zu verlangen aus dem hervorgeht, dass der Freelancer seine AHV- und ALV-Beiträge auch wirklich abrechnet. Damit verhindert der Auftraggeber, in ein Verfahren wegen nicht abgelieferter Sozialversicherungsbeiträge involviert zu werden.
Als Arbeitgeber/in musst du dich in jedem Kanton, in welchem du Mitarbeiter beschäftigst (Geschäftssitz, Zweigniederlassung(en)), einer dort zuständigen Familienausgleichskasse (FAK) anschliessen. Für Angestellte mit Kindern kannst du dafür Kinder- und/oder Ausbildungszulagen bei der entsprechenden Familienausgleichkasse geltend machen. Diese Zulagen werden Ihnen dann zurückerstattet.
Unfallversicherung
Der Arbeitgeber hat die Pflicht den neuen Mitarbeiter für Unfälle zu versichern. Einige Firmen müssen sich obligatorisch der Suva anschliessen: https://www.admin.ch/opc/de/classified-compilation/19810038/index.html#a66
Alle anderen Firmen können die Unfallversicherung für Mitarbeiter bei einer privaten Versicherungsgesellschaft abschliessen.
Jedoch muss jeder Angestellte muss zwingend für Berufsunfälle versichert werden (BU). Mitarbeiter welche mindestens 8 Stunden pro Woche arbeiten, sind zusätzlich für Nichtberufsunfälle zu versichern (NBU). Die Versicherungsprämie für BU trägt der Arbeitgeber, die Prämie für NBU darf dem Arbeitnehmer übertragen werden.
Pensionskasse (PK/BVG)
Überschreitet das Jahressalär eines Mitarbeiters CHF 21‘330.00, so muss der Arbeitgeber den Mitarbeiter obligatorisch bei einer Pensionskasse anmelden. Ebenso die Beiträge für die PK/BVG teilen sich Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Die Pensionskasse ist frei wählbar.
Empfohlen: Krankentaggeldversicherung (KTG)
Nicht zwingend ist die Anmeldung bei einer Krankentaggeldversicherung (KTG). Wir empfehlen aber auch bei einer Einzelfirma oder einem Startup den Abschluss einer KTG-Versicherung. Die Versicherungsprämie kann zu gleichen Teilen zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber aufgeteilt werden.
4. Quellensteuer
Mitarbeiter mit ausländischer Staatsangehörigkeit und ohne Niederlassungsbewilligung (C), sind quellensteuerpflichtig. Es ist die Pflicht des Arbeitgebers, die Quellensteuer monatlich zu berechnen, diese zurück zu behalten und quartalsweise mit der entsprechenden Quellensteuer-Abrechnung an das Kantonale Quellensteueramt zu deklarieren und abzuliefern.
5. Lohnabrechnung
Jeder Mitarbeiter hat das Recht auf eine Lohnabrechnung (OR Art 323b). Auf der Lohnabrechnung müssen die Lohnkomponenten, alle gesetzlichen Abzüge sowie das daraus resultierende Nettosalär ersichtlich sein.
6. Lohnausweis
Der Arbeitgeber hat jährlich jedem Mitarbeiter zum Erstellen der Steuererklärung einen Lohnausweis abzugeben. Das entsprechende Formular findet sich auf der Website der Eidgenössischen Steuerverwaltung:
7. Arbeitszeiterfassung
Der Arbeitgeber hat sicherzustellen, dass die Arbeitszeit seiner Angestellten dokumentiert ist. Das gilt auch für eine Einzelfirma oder ein Startup. Die tägliche und wöchentliche Arbeitszeit inklusive Ausgleichs- und Überzeitarbeit muss nachgewiesen werden können. Grundlage dafür sind Art. 46 des Arbeitsgesetzes (ArG) sowie Art. 73 der Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz.
Checkliste zum Thema neue Mitarbeiter einstellen
Damit nichts vergessen geht, haben wir die wichtigsten Punkte bei der Anstellung von neuen Mitarbeitern in einer übersichtlichen Checkliste zum kostenlosen Download zusammengestellt:
Neue Mitarbeiter einstellen mit E-Salär und smallinvoice
E-Salär unterstützt Kleinfirmen und Startups Schritt für Schritt beim Erstellen von Lohnabrechnungen. Die oben erwähnten Sozialversicherungen werden hierbei automatisch berechnet. E-Salär bereitet monatlich automatisch ein ISO20022-File für die Auszahlung der Saläre via E-Banking auf. Zusätzlich wird automatisch für jeden Mitarbeiter eine Lohnabrechnung erstellt. Neben einer gesetzeskonformen Lohnbuchhaltung erfüllst du mit der Lohnabrechnung gleichzeitig die gesetzlichen Formvorschriften. Ausserdem wird das gesetzliche erforderliche Jahresend-Reporting automatisch aufbereitet und kann innerhalb weniger Minuten an die Sozialversicherer weitergeleitet werden. Hierbei wird auch der Lohnausweis für die Mitarbeitenden automatisch für dich erstellt.
Mit der Businesssoftware smallinvoice lässt sich der Service von E-Salär ideal um weitere Funktionen ergänzen. smallinvoice ist eine Schweizer Rechnungssoftware für Kleinfirmen und Startups. Neben Einnahmen und Ausgaben lassen sich mit smallinvoice auch Projekte verwalten und die Arbeitszeiten der Mitarbeiter erfassen. Dank dem Buchhaltungsexport für Sage50 und Banana lässt sich auch die Buchhaltung im Nu erledigen.