Firmenumzug – Richtig planen und organisieren

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Ein Firmenumzug ist deutlich komplexer als ein Wohnungsumzug und viel mehr als der reine Transport von Arbeitstischen, Bürostühlen und Computern. Organisation, Logistik und Detailplanung benötigen Zeit. Im folgenden Beitrag findest du alle wichtigen Punkte um  deinen  Firmenumzug zu planen und zu organisieren sowie eine kostenlose Checkliste zum Download.

Doch vorab drei Tipps, die du unbedingt berücksichtigen solltest:

• Frühzeitig beginnen: Als Organisator des Umzugs sollte es dein primäres Ziel sein, dass deine Kolleginnen und Kollegen möglichst stressfrei und pünktlich ihren neuen Arbeitsplatz beziehen können. Für das Kerngeschäft sollten möglichst wenig Ressourcen verloren gehen.
• Transparent informieren: Alle Mitarbeiter sollten möglichst früh über den Firmenumzug informiert werden. Die Vorteile des neuen Standortes herausstreichen und die Mitarbeiter im Umzugsprojekt up to date halten sowie deren Wünsche und Bedenken ernst nehmen.
• Adressänderung melden: Behörden nicht vergessen (Stadt, Gemeinde, AHV Ausgleichskasse, Strassenverkehrsamt) und Nachsendeauftrag bei der Post einrichten. Adresse auf Webseite, Drucksachen, Firmenstempel anpassen und alle Kunden sowie Geschäftspartner wie Banken, Versicherungen und Lieferanten informieren.

1. Schritt: Firmenumzug planen und vorbereiten

Eine gute Vorbereitung ist die halbe Miete und hilft Chaos am Umzugstag zu vermeiden. Bevor du den neuen Mietvertrag unterschreibst, lohnt sich ein Blick in deinen alten Mietvertrag.

Kündigung und Übergabe des Büros

Wenn du innerhalb der Kündigungsfrist kündigst, kannst du ausziehen und die Vermieter kümmern sich um einen Nachfolger. Kündigst du ausserhalb der Kündigungsfrist, musst du einen Nachmieter suchen oder so lange Miete bezahlen, bis du die Büroräume wieder kündigen kannst. Im Mietvertrag findest du alle Eckdaten für eine reibungslose Kündigung.

Sprich mit deinem Vermieter oder der Verwaltung, sodass es nicht zu unvorhergesehenen Missverständnissen kommt. Beschädigungen am Mietobjekt sollten frühzeitig der Versicherung gemeldet werden, dann können kleinere Korrekturen eventuell bereits vor dem Umzug repariert werden. Falls du einen Nachmieter suchen musst, kannst du die alten Büroräume auf allen bekannten Plattformen ausschreiben, auf denen auch Privatwohnungen angeboten werden.

Ist der neue Firmensitz gefunden, der Mietvertrag unterschrieben, dann heisst es, den Umzugstermin festzulegen und mit der Feinplanung loszulegen. Egal, ob du den Umzug in Eigenregie machst oder ein professionelles Umzugsunternehmen beauftragst, der Firmenumzug muss geplant und organisiert werden, das bedeutet reichlich Arbeit.

Klein und fein, den Firmenumzug in Eigenregie planen und organisieren:

Wenn du den Umzug in Eigenregie organisierst, solltest du an folgende Punkte denken:

• Verantwortlichen für den Abbau der Möbel festlegen
• IT-Verantwortlichen benennen
• Transporter oder Lieferwagen mieten
• Ausreichend Verpackungsmaterial bestellen
• Decken oder Zeitungspapier eignen sich hervorragend für empfindliches Material
• Schutzmaterialien für den Transport besorgen
• Skizze für das Aufbauen des Inventars in den neuen Räumlichkeiten im Vorfeld erstellen
• Verantwortlichen für das Auspacken und den Aufbau festlegen
• Alles an seinem Platz? Überraschungsparty oder zumindest einen kleinen Umtrunk und Snacks organisieren

Zu gross für „klein und fein“, den Firmenumzug mit Profis planen und organisieren

Professionelle Partner für Firmenumzüge sind eine wertvolle Alternative, wenn der Umzug etwas grösser wird. Im Vorfeld vereinbarst du einen Termin, damit die Umzugsfirma dein Büroinventar besichtigen kann. Aufgrund dieser Besichtigung erhältst du eine individuelle Offerte, die dir einen guten Leistungsüberblick verschafft.

Worauf sollte ich achten, wenn ich den Firmenumzug planen und organisieren möchte?

• Die Umzugsfirma sollte versichert, geprüft und im Handelsregister eingetragen sein
• Vor dem Umzug eine sogenannte Umzugsversicherung abschliessen. Häufig bieten Umzugsfirma eine Umzugsversicherung direkt an
• Umzugskartons frühzeitig liefern lassen und verteilen
• Kisten pro Mitarbeiter oder Abteilung schriftlich markieren
• Besonders empfindliche oder wichtige Dinge kennzeichnen oder persönlich zum neuen Standort zu bringen.

Einrichtung planen

Mit dem Grundrissplan sollte die Büroeinrichtung bereits vor dem Firmenumzug geplant werden. Im Grundrissplan lässt sich gut ermitteln, welche Möbel sich für das neue Büro eignen. Alte Akten, nicht mehr benötigte Büromöbel unbedingt aussortieren. Alles, was nicht mit muss, spart beim Transport Geld. Zwingend auf Aufbewahrungsfristen für Dokumente achten und kritische Unterlagen datenschutzgerecht vernichten.

Falls du neue Möbel brauchst, sollten diese rechtzeitig bestellt werden, damit die Möbel am Umzugstag aufgebaut werden können. Unser Tipp: Ein Firmenumzug kann der perfekte Anlass sein, um auf elektronische Archivierung umzusteigen.

2. Schritt: Umziehen

In der Vorwoche oder spätestens am Vortag solltest du die Übernahme des neuen Standorts erledigen. Besichtige mit der Verwaltung oder dem Vermieter die neuen Räumlichkeiten und prüfe, ob diese eventuell Schäden haben. Diese Besichtigung sollte unbedingt vor dem Einzug des Büroinventars stattfinden.
Unsere Empfehlung: Lass ein Übernahmeprotokoll erstellen, sodass du im Eventualfall abgesichert bist. Was noch? Kontrolliere vor dem Umzug das alte und neue Treppenhaus auf Vorschäden.

Eine professionelle Umzugsfirma übernimmt fast alle körperlichen Arbeiten. Dies bedeutet, wenn du im Vorfeld alles gut geplant hast, kannst du dich am Umzugstag mehr oder weniger entspannt zurücklehnen. Wichtig ist, dass ein Ansprechpartner vor Ort ist.

Am Umzugstag gilt für alle Mitarbeiter, die nicht direkt am Umzug beteiligt sind: Im Homeoffice arbeiten oder einen Tag umzugsbedingt freigestellt sein. Auch dies sollte bereits im Vorfeld klar und transparent kommuniziert werden, damit es am Umzugstag zu keinen Unklarheiten kommt.

3. Schritt: Firmenumzug planen und nachbereiten

Nach dem Firmenumzug steht das Einrichten der neuen Büros an erster Stelle. Was gehört dazu?

• Kartons auspacken
• Geräte wie Telefon, Fax und Drucker anschliessen
• Internetanschlüsse einrichten
• Firmenschilder anbringen
• Eventuelle Schäden der Speditionsfirma melden
• Strom-, Gas- und Wasserzähler ablesen
• Einweihungsparty terminieren und veranstalten

Last but not least: Nicht vergessen den Umzug bei der Steuererklärung anzugeben und Umzugskosten bei der Steuererklärung geltend zu machen. Damit du deinen Firmenumzug richtig planen und organisieren kannst, haben wir die wichtigsten Punkte in einer übersichtlichen Checkliste zum kostenlosen Download zusammengestellt:

Checkliste Firmenumzug

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