Freelancer werden in der Schweiz

Freelancer werden in der Schweiz oft auch Freischaffende oder freie Mitarbeiter genannt. 20 bis 25 Prozent aller Schweizerinnen und Schweizer arbeiten als Freelancer. Sie arbeiten für Werbeagenturen, Redaktionen oder bei Projektarbeiten. Aber auch als Programmierer, Tanzlehrer, Bildhauer oder Buchhalter. Was ein Freelancer ist, erfährst du in diesem Blog-Beitrag. Damit nichts vergessen wird, bieten wir am Ende vom Blogbeitrag eine kostenlose Checkliste zum Thema “Freelancer werden in der Schweiz”.

Die wichtigsten Punkte, die man als Freelancer beachten muss

Kundenakquise und Aufträge

Freelancer müssen neben ihrer normalen Arbeitszeit für Aufträge ausreichend Zeit für die Akquise einplanen. Wenn ein zugesagter Auftrag plötzlich platzt, sollten Freelancer gut vernetzt sein, um kurzfristig einen anderen Auftrag an Land zu ziehen.

Kein geregeltes Einkommen

Im Gegensatz zu einem festangestellten Mitarbeiter haben Freelancer kein festes, monatliches Einkommen, auf das sie sich verlassen können. Die Selbstständigkeit als Freelancer ist ein schwer kalkulierbares Risiko und kann auch Unsicherheiten mit sich bringen.

Unbezahlte Ferien

Unbezahlte Ferien gehören zu den grössten Nachteilen des Freelancer-Daseins. Aus diesem Grund müssen Urlaubstage in der Berechnung des Stundensatzes integriert sein. Es kann hilfreich sein, sich ein Urlaubskonto einzurichten. Auf dieses Konto wird monatlich ein fixer Betrag eingezahlt, sodass ausreichend Rücklagen für den lang ersehnten Wunschurlaub bereitliegen.

Was ist, wenn man krank ist?

Da Arbeitgeber in der Schweiz grundsätzlich keine Beiträge zur Krankenversicherung übernehmen, gilt die Grundversicherung ohne Einschränkungen auch für Freelancer. Eine leichte bzw. kurzzeitige Erkrankungen sind meist kein Problem, da viele Freelancer im Homeoffice weiterarbeiten. Bei längerer Krankheitszeit sieht dies anders aus, da die Umsätze ausfallen. Der Abschluss einer Krankentaggeldversicherung für Selbstständigerwerbende ist eine Option, um dies zu versichern.

Achtung Scheinselbstständigkeit

Erwirtschaften Freelancer 50% ihres Einkommens mit einem Auftraggeber oder haben weniger als drei verschiedene Auftraggeber, liegt aus Sicht der AHV eine Scheinselbstständigkeit vor. Scheinselbstständigkeit hat für den Arbeitnehmer und seinen Auftraggeber / Arbeitgeber erhebliche Rechtsfolgen. Diese betreffen das Arbeitsrecht, das Sozialversicherungs- und Steuerrecht. Den Punkt Scheinselbstständigkeit behandeln wir im zweiten Teil des Beitrags noch eingehender.

Unselbstständige vs. selbstständige Erwerbstätigkeit ausüben

In der Schweiz wird bei Freelancern zwischen selbstständiger und unselbstständiger Erwerbstätigkeit unterschieden. Anhand dieser vier Fragen lässt sich die Form der Erwerbstätigkeit gut eingrenzen:

• Wer tritt gegen aussen auf?
• Wer stellt Rechnung und trägt das wirtschaftliche Risiko?
• Wie ist die Betriebsorganisation, wer ist weisungsbefugt?
• Wie viele unterschiedliche Kunden hat eine Person?

Die Unterschiede zwischen den beiden Erwerbsformen sind:

• Unselbstständige Tätigkeit: Eine Person befindet sich in einem Arbeitsverhältnis und führt die Arbeit in der Firma nach Anweisung des Arbeitgebers aus. Die arbeitende Person verdient einen vorher vereinbarten Lohn und kann sich darauf verlassen, dass der Arbeitgeber die Sozialabgaben gemäss Schweizer Arbeitsrecht bezahlt.
• Selbstständige Tätigkeit: In diesem Fall führt die arbeitende Person einen eigenen Betrieb, hat mehrere Kunden und trägt das unternehmerische Risiko vollumfänglich selbst. Sie muss sich auch um die Sozialversicherungsabgaben kümmern. Die Tätigkeit wird nicht mit einem Lohn bezahlt, stattdessen werden Rechnungen gestellt, deren Höhe vorab vertraglich festgelegt wurden.

Ob eine selbstständige oder unselbstständige Erwerbstätigkeit vorliegt, ergibt sich durch eine Beurteilung des Einzelfalls. Welche Merkmale auf eine selbstständige oder unselbstständige Erwerbstätigkeit hinweisen, kannst du beim Staatssekretariat für Wirtschaft SECO im Detail nachlesen.

Option 1: Freelancer werden in der Schweiz – Selbstständige Erwerbstätigkeit

Schritt 1: Gründung einer Einzelfirma als Freelancer

Für eine Einzelfirma ist kein formeller Gründungsakt nötig. Die Firma ist automatisch gegründet, wenn du eine Geschäftstätigkeit aufgenommen hast. Sobald du mit Kunden zusammenarbeitest, gilt die Firma bereits als gegründet.

Gilt dies für alle Berufe? Nein, einige Berufe haben eine Bewilligungspflicht. Sie müssen von Behörden anerkannt werden und/oder benötigen eine entsprechende anerkannte Ausbildung. Beispielsweise Anwalt oder Arzt, Podologe oder Privatdetektiv. Weitere Informationen und eine lange Liste der reglementierten Berufe in der Schweiz stellt das SBFI zur Verfügung.

Da kein formeller Gründungsakt notwendig ist, kann der Firmenname auch erst später im Handelsregister eingetragen werden. Wichtig bei der Namensgebung für eine Einzelfirma ist, der Familienname des Inhabers oder der Inhaberin muss im Firmennamen enthalten sein und beim kantonalen Handelsregisteramt abgeklärt werden.

Schritt 2: Eintrag im Handelsregister

Der Eintrag ins Handelsregister ist erst notwendig, wenn die Einzelfirma über CHF 100’000 Umsatz erzielt. Ein Eintrag ins Handelsregister bringt aber schon vorher Vorteile:

• Vertrauen und Seriosität: Der Eintrag ins Handelsregister schafft Vertrauen und zeugt von Seriosität, da dadurch Informationen zum Unternehmen für jedermann zugänglich gemacht werden.
• Schutz des Firmennamens und Markenschutz: Der Firmenname kann im Handelsregister geschützt werden und der Eintrag bietet einen gewissen Markenschutz.
• UID Nummer: Mit dem Eintrag ins Handelsregister wird der Firma automatisch eine einheitliche Unternehmens-Identifikationsnummer (UID) erteilt. Ist die Firma international tätig und importiert oder exportiert Waren, wird die UID oft von den Handelsplattformen, Lieferantinnen oder Lieferanten verlangt.

Schritt 3: Anmeldung bei der Ausgleichskasse / SVA (AHV-Beiträge)

Über die Ausgleichskasse/SVA bezahlst du die Alters- und Hinterlassenenversicherungs-Beiträge (AHV). Dies gilt für alle selbstständig Erwerbenden. Falls du nicht Mitglied eines Berufsverbandes oder einer Verbandsausgleichskasse bist, musst du dich bei der kantonalen Ausgleichskasse des Kantons anmelden, in dem sich dein Geschäftssitz befindet.

• Selbstständige im Haupterwerb zahlen jährlich den AHV-Mindestbeitrag von CHF 496.-, auch wenn Sie keinen Gewinn/Einkommen hatten.
• Selbstständige im Nebenerwerb sind bei einem Einkommen/Gewinn bis CHF 2300.- nur auf Verlangen beitragspflichtig.
• Einkommen/Gewinn aus der selbstständigen Tätigkeit im Nebenerwerb zwischen CHF 2300.- und CHF 9300.- ist reduziert beitragspflichtig, wenn Sie gleichzeitig als Angestellte einen AHV-pflichtigen Bruttolohn von mindestens CHF 4702.- erhalten.

Anmelden kann man sich erst, wenn man mehrere Kundenbeziehungen nachweisen kann. Du kannst deine Selbstständigkeit also nicht im Voraus anmelden, sondern musst dies rückwirkend machen. Der Nachweis von drei verschiedenen Kundenbeziehungen durch drei Rechnungskopien sollte ausreichen.

Informiere dich im Vorfeld bei der kantonalen Ausgleichskasse, welche Unterlagen beizulegen sind. Beispielsweise erhaltene Rechnungen, Mietvertrag des Büros, Werbematerial oder weitere Kosten und Belege.

Schritt 4: Obligatorische Versicherungen

Obligatorisch sind die Alters- und Hinterlassenenversicherung (AHV), die Invalidenversicherung (IV), die Erwerbsersatzordnung (EO) und die Familienausgleichskasse. Während die Pensionskasse, der Berufsunfall und Nichtberufsunfall freiwillig sind. Selbstständig Erwerbenden können keine Arbeitslosenversicherung abschliessen.

Je nach Branche gibt es zusätzliche obligatorische Versicherungen. Bestimmte Berufsgruppen, deren Arbeit besonders risikobehaftet ist, müssen eine Berufshaftpflichtversicherung mit jeweils gesetzlich vorgeschriebenen Mindestdeckungssummen abschliessen. Welche Schäden versichert werden müssen, hängt vom Risiko ab. Eine guten Überblick zum Thema Berufshaftpflichtversicherung bietet AXA.

Offerten zu Versicherungsbedürfnissen und -pflichten eines Freelancers, die auch die geschäftlichen Risiken abdecken, lassen sich von der SUVA www.suva.ch, dem Berufsverband und privaten Anbietern einholen. Die Höhe der Prämien richtet sich nach dem versicherten Lohn

Schritt 5: Unfallversicherung & Krankentaggeldversicherung

Selbstständigerwerbende sind vom Unfallversicherungs-Obligatorium ausgenommen, müssen aber über die Krankenversicherung zumindest die Heilungskosten versichern. Sie haben aber auch die Möglichkeit, freiwillig eine Unfallversicherung (UVG) abzuschliessen.

Für Mitarbeitende von Einzelfirmen ist die Berufsunfallversicherung (BU) obligatorisch ist. Die Nichtberufsunfallversicherung (NBU) ist obligatorisch, wenn die Mitarbeitenden mindestens acht Stunden pro Woche im Betrieb tätig sind. Zudem ist die Berufliche Vorsorge (BVG) ab einem Jahreslohn von CHF 21’510,- obligatorisch.

Selbstständige tragen auch das volle Risiko bei Krankheit. Sie sind für Ihre Absicherung verantwortlich. Da durch eine Krankheit die Existenz des Betriebs auf dem Spiel stehen könnte, ist die Krankentaggeldversicherung für Selbstständigerwerbende auf jeden Fall sinnvoll. Schliesst du eine freiwillige Krankentaggeldversicherung ab, stellen die Prämienbeiträge einen geschäftsmässig begründeten Aufwand dar, der je nach Kanton steuerlich geltend gemacht werden kann.

Wenn du dich für den Abschluss einer Unternehmerversicherung interessierst, kannst du dir beispielsweise bei der SUVA eine unverbindliche Offerte erstellen lassen oder dich in einem Krankenkannenvergleichsportal erst einmal informieren.

Schritt 6: Mehrwertsteuerpflicht abklären

In der Schweiz sind grundsätzlich alle Unternehmen zur Abgabe der Mehrwertsteuer verpflichtet. Einzelfirmen und KMUs sind aber erst mehrwertsteuerpflichtig, sobald sie einen Jahresumsatz über CHF 100’000 erzielten.

Bei der Mehrwertsteuer kannst du wie folgt vorgehen:

• Prüfe, ob dein Unternehmen MWST-pflichtig ist. Einen kompakten Überblick zur MWST-Steuerpflicht bietet die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV).
• Nach Beginn der Steuerpflicht musst du dich innerhalb von 30 Tagen bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung anmelden. Für die Anmeldung kannst du das Online-Portal der ESTV verwenden.

Schritt 7: Jobs an Land holen

Um als Freelancer Jobs zu finden, ist ein gutes Netzwerk und eine gute Positionierung im Markt entscheidend. Viele Freischaffende greifen bei ihrer Suche auf Jobportale und Business Plattformen zurück. Diese Portale und Plattformen führen Angebot und Nachfrage zusammen.

Es gibt Jobportale, die sich auf bestimmte Branchen spezialisiert haben, aber viele Anbieter halten ihre Portale für sämtliche Branchen offen. Auf Jobbörsen findest du eine Vielzahl an Auftraggebern und Agenturen, die Freelancer für ein zeitlich begrenzte Projekte suchen oder für eine längerfristige Zusammenarbeit.

Welche Möglichkeiten hast du in der Schweiz?

Freelancer-Schweiz ist der Marktplatz für Freelancer und Projektanbieter aus der Schweiz. Auftraggeber können den passenden Freiberufler aus 30 Fachgebieten auswählen. Die Nutzung ist für Job-Anbieter kostenlos, Freelancer zahlen eine Vorstellungsgebühr. Zur Webseite …

jobs.ch ist das führende Online-Jobportal in der Schweiz. Neben Festanstellungen werden bei jobs.ch auch «Temporär»-Stellen ausgeschrieben.

Careerjet führt eine grosse Auswahl an Jobs für Freelancer. Insbesondere Jobs aus dem IT-Bereich sind in der Datenbank von Careerjet enthalten.

Social Media Plattformen: Ob Facebook Freelancer-Gruppen, das LinkedIn Netzwerk oder der Projektmarkt bei Xing, die grossen Social Media Plattformen sollten in deiner Akquise-Strategie bedacht werden.

Schritt 8: Rechnungen richtig schreiben

Nach dem Auftrag folgt die Rechnung. Das Schreiben von Rechnungen ist für jeden selbstständigen Freelancer ein wichtiger Bestandteil seiner Arbeit.

Einige Pflichtangaben sind unbedingt erforderlich:

• Name, Adresse: Die Rechnung muss den Namen des Freelancers sowie die vollständige Anschrift beinhalten und den vollständigen Namen sowie die Adresse des Auftraggebers.
• Die Rechnungsnummer: Alle Rechnungsschreiben empfehlen wir eine fortlaufende Rechnungsnummer.
• Leistungen: Aus der Rechnung muss eindeutig erkennbar sein, welche Leistungen du pauschal oder nach Stundensatz abrechnest.
• Rechnungsdatum und Lieferdatum: Das Datum einer Leistungserbringung und das Rechnungsdatum müssen der Rechnung zu entnehmen sein.
• MWST-Nummer: Sofern deine Firma mehrwertsteuerpflichtig ist, muss die MWST-Nummer aufgeführt werden.

Um Rechnungen zu schreiben und zu verwalten, eignen sich online Rechnungstools. Mit dem kostenlosen Rechnungsprogramm smallinvoice lassen sich Offerte, Rechnungen und Mahnungen ohne Buchhaltungskenntnisse in Sekundenschnelle schreiben. So verlierst du nie den Überblick über deine Rechnungen.

Schritt 9: Steuern zahlen als Einzelfirma – Selbstständige Erwerbstätigkeit

Einkommen aus einer Freelance-Tätigkeit ist grundsätzlich steuerpflichtig. Dies gilt für Einkommen aus selbstständiger Erwerbstätigkeit und Einkommen aus unselbstständiger Erwerbstätigkeit.

Inhaberinnen und Inhaber einer Einzelfirma sind nicht als Unternehmen steuerpflichtig, sondern als Privatperson. Der Unternehmensgewinn wird also in der privaten Steuererklärung des Inhabers bzw. der Inhaberin angegeben und mit dem privaten Steuersatz versteuert.

Als selbstständig Erwerbender können geschäftsmässig begründete Aufwände geltend gemacht werden, wie zum Beispiel Büromaterial. Ausserdem können Verluste aus der selbstständigen Erwerbstätigkeit innerhalb von sieben Jahren mit übrigem steuerbarem Einkommen verrechnet werden.

Wer sich mit steuerrechtlichen Vorschriften nicht so gut auskennt, sollte sich von einer unabhängigen Stelle professionell beraten lassen. Vertiefende Informationen bietet auch die Eidgenössische Steuerverwaltung.

Option 2: Freelancer werden über Personaldienstleister – Unselbstständige Erwerbstätigkeit

Wenn du das Risiko für deine Tätigkeit als Freelancer überschaubarer halten möchtest, kannst du dich auch über einen Personaldienstleister anstellen lassen. Wie das geht, welche Vorteile dies hat und wie du den richtigen Personaldienstleister findest, erklären wir in dem folgenden Abschnitt.

Was macht ein Personaldienstleister?

Personaldienstleister sind für alle Dienstleistungen rund um die Gewinnung, den Einsatz und die Freisetzung von Personal zuständig. Das heisst: Die Firma gibt das Recruiting an einen externen Dienstleister ab. Die bekannteste Form ist die sogenannte Temporärarbeit.

Im klassischen Personalverleih arbeiten drei Parteien zusammen: der Mitarbeiter, der Kunde und der Personaldienstleister. Der Kunde sucht eine Fachkraft auf Zeit, der Personaldienstleister stellt diese Person an – mit allen Rechten und Pflichten eines Arbeitgebers – und bringet ihn oder sie beim Kunden zum Einsatz.

Vorteile für Unternehmen

Es gibt unterschiedliche Gründe, weshalb ein Personaldienstleister in Anspruch genommen wird. Kurzfristige Planbarkeit, Reaktionsmöglichkeit bei Konjunkturschwankungen und transparente Vertragsbedingungen sind wesentliche Merkmale. Oftmals benötigen Unternehmen mehr Mitarbeiter für einen bestimmten Zeitraum. Das Weihnachtsgeschäft, Saisonarbeit oder Projektarbeit sind einige Beispiele. Ausserdem wird bei dieser Art der Zusammenarbeit die Gefahr einer Scheinselbstständigkeit von Anfang an ausgeschlossen.

Vorteile für Arbeitnehmende

Auch Arbeitnehmer profitieren von einigen Vorteilen, die auch für Freelancer sehr interessant sind. Das Kennenlernen mehrerer Unternehmen (oder potenzieller Auftraggeber), eine schnellere Vermittlung und die Möglichkeit in neue Berufsfelder hineinzuschnuppern. Der grösste Vorteil ist aber sicherlich, dass der Freelancer kein betriebswirtschaftliches Risiko trägt. Der Personaldienstleister kümmert sich um alle Sozialversicherungsthemen und stellt den arbeitsrechtlichen Arbeitnehmerschutz sicher.

Wie findet man den richtigen Personaldienstleister?

Im Bereich der Temporärarbeit gibt es leider auch unseriöse Unternehmen. Dennoch ist die Nutzung eines Personaldienstleisters für Arbeitgeber und Arbeitnehmer grundsätzlich interessant. Um den richtigen Partner zu wählen, können sich Freelancer an diesen Kriterien orientieren:

• Gebührenfrei für Bewerber
• Transparent und informative Website
• Online-Referenzen sind vorhanden
• Mitgliedschaft beim Branchenverband swissstaffing
• Zertifizierung nach den Qualitätsstandards von swissstaffing
• Bei einem seriösen Personaldienstleister sollten alle oben genannten Kriterien gegeben sein. Falls nicht, Hände weglassen.

Welche Personaldienstleister gibt es?

Von den rund 800 Schweizer Personaldienstleistern sind 82 Prozent KMUs. Im Branchenverband swissstaffing sind 300 schweizerische Personaldienstleister organisiert.

Ausserdem bieten über 180 Payroll-Anbietern ihre Dienstleistung in der Schweiz an. Ein Payroll-Service Anbieter ist ein Unternehmen, dass die Aufgaben, die mit der Entgeltabrechnung verbunden sind, teilweise oder komplett übernimmt. Ein guten Überblick bietet Gryps.

Das Schweizer Unternehmen Adecco ist international und in der Schweiz einer der führenden Personaldienstleister. Adecco bietet sowohl Zeitarbeit als auch Personalvermittlung für alle Branchen an, ist also ein Generalist.

Die Arbeitgeber-Plattform Teamfinder gibt dir Zugang zu allen wichtigen Arbeitgebern in der Schweiz. Die Abfrage lässt sich nach Anstellungsart, Berufszweig und Regionen sortieren.

Steuern zahlen als unselbstständiger Freelancer

Einkommen aus selbstständiger Erwerbstätigkeit und Einkommen aus unselbstständiger Erwerbstätigkeit ist grundsätzlich steuerpflichtig.
Der Kunde bezahlt die Rechnung an den Personaldienstleister. Der Personaldienstleister zahlt dem unselbstständigen Freelancer den Lohn aus. Die AHV-Beiträge, Kinderzulagen und die Quellensteuer werden von dem Personaldienstleister erledigt und bezahlt.

Bei Einkommen aus unselbstständiger Erwerbstätigkeit können die normalen Berufsauslagen wie Fahrtkosten, Mehrverpflegung, Fortbildung in der Steuererklärung geltend gemacht werden.

Auch für unselbstständig Erwerbende lohnt sich professionelle Hilfe oder auch ein vertiefender Blick in die Eidgenössische Steuerverwaltung.

Scheinselbstständigkeit

Was ist Scheinselbstständigkeit?

Scheinselbstständigkeit meint das Auftreten einer erwerbstätigen Person als selbstständiger Unternehmer, obwohl von der Art der Tätigkeit eine abhängige Beschäftigung vorliegt. Kriterien hierfür sind vor allem Fremdbestimmtheit und Weisungsgebundenheit sowie ein mangelndes unternehmerisches Auftreten.

Wer prüft das Arbeitsverhältnis?

Die AHV-Ausgleichskasse kontrolliert Unternehmen, die mit Freelancern zusammenarbeiten. Sie entscheidet im Einzelfall, ob es sich bei den Tätigkeiten der Person tatsächlich um einen selbstständigen Erwerb handelt.

Entscheidend für die Beurteilung sind die Kriterien der wirtschaftlichen Abhängigkeit sowie der Weisungsbefugnis. Erwirtschaftet der Auftragnehmer 50% seines Einkommens durch den Auftrag beim Auftraggeber, ist er oder sie bereits wirtschaftlich von diesem Unternehmen abhängig. Damit liegt aus Sicht der AHV eine Scheinselbstständigkeit vor. Dasselbe gilt für den Fall, wenn weniger als drei verschiedene Auftraggeber vorliegen.

Was sind die Konsequenzen?

Im Falle eines erst später erkannten Arbeitsverhältnisses sind insbesondere die sozialversicherungsrechtlichen Bezüge rückwirkend für die letzten vier Jahre zurückzuzahlen. Daneben sind strafrechtliche Konsequenzen möglich.

Wie können sich Unternehmen und Freelancer absichern?

Bei Einzelfirmen oder Freelancern ohne Rechtsform nutzen Unternehmen am einfachsten einen Personaldienstleister, damit vermeiden sie das Risiko einer Scheinselbstständigkeit.

Die Vorteile für den Freelancer:

• Versichert gegen Unfall- und Krankentaggeld
• Versichert gegen Arbeitslosigkeit (ALV)
• Kann seine Pensionskassenbeitragsvariante wählen

Checkliste – Freelancer werden in der Schweiz 

Damit du auf deinem Weg zum Freelancer werden in der Schweiz nichts vergisst, haben wir für dich die wichtigsten Punkte in einer übersichtlichen Checkliste zum kostenlosen Download zusammengestellt:

Checkliste Freelancer

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