Jahresabschluss Lohnadministration

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Man hat den Eindruck, eben erst aus den Herbstferien zurückgekehrt zu sein – trotzdem steht das Jahresende wieder vor der Tür. Mit dem Jahresende kommt neben vielen anderen Aufgaben auch der Jahresabschluss der Lohnbuchhaltung auf uns zu. Damit verbunden ist auch die gesetzliche Anforderung zum Einreichen diverser Jahresend-Auswertungen sowie das Erstellen der Lohnausweise für die Mitarbeiter. Wir zeigen dir die wichtigsten Punkte für den Jahresabschluss der Lohnadministration:

Nicht vergessen – das Steuerjahr geht zu Ende

Im Dezember gilt zu berücksichtigen, dass mit der letzten Lohnverarbeitung, die im Dezember oftmals vorgezogen abgewickelt wird, auch das laufende Steuerjahr zu Ende geht. Du darfst also nicht vergessen, dass alle speziellen Zahlungen wie 13. Monatslohn, Gratifikation, Boni, welche noch im aktuellen Steuerjahr abgewickelt werden sollen, in die letzte Lohnverarbeitung einfliessen müssen. Entscheidend ist der Zeitpunkt der Verarbeitung respektive der Auszahlung. Plane daher solche Zahlungen frühzeitig, damit der Prozess in Ruhe abgewickelt werden kann.

Jahresend-Auswertungen für die Sozialversicherungspartner

Die  Sozialversicherungspartner erwarten bis zum 31. Januar des Folgejahres die Jahresendauswertungen. Basierend auf diesen Jahresendauswertungen werden die definitiven Rechnungen für das ablaufende Geschäftsjahr erstellt. Diese wiederum müssen in die Finanzbuchhaltung einfliessen, damit das Jahr vollständig abgeschlossen werden kann. Je früher Sie die Jahresendauswertungen einreichen, desto früher werden Sie die definitiven Rechnungen erhalten.

Folgende Sozialversicherungs-Partner erwarten eine Jahresend-Auswertung

• AHV Ausgleichskasse
• FAK Familien-Ausgleichskasse (oftmals identisch mit der AHV Ausgleichskasse)
• UVG Unfall-Versicherungsgesellschaft
• KTG Krankentaggeld-Versicherungsgesellschaft (sofern eine Versicherungspolice existiert)

Die entsprechenden Melde-Formulare werden Dir üblicherweise Ende November zugestellt. Jeder dieser Sozialversicherungs-Partner erwartet gleichzeitig eine Meldung der geschätzten Jahreslohnsumme für das Folgejahr. Basierend auf diesen Zahlen werden die Akonto-Rechnungen des Folgejahres ausgestellt.

Im Hinblick auf zukünftige AHV- und/der SUVA-Revisionen gehört es zur Aufbewahrungspflicht, neben den oben erwähnten Dokumenten auch das Lohnkonto pro Steuerjahr inklusive Lohnarten-Rekapitulation zu archivieren.

Lohnausweise

Das Gesetz schreibt vor, dass der Arbeitgeber verpflichtet ist, jedem Arbeitnehmer einen Lohnausweis auszuhändigen. Dieser dient jedem Mitarbeiter als Grundlage zum Erstellen seiner persönlichen Steuererklärung. Die Lohnausweise müssen den Mitarbeitern bis zum 31. Januar des Folgejahres zugestellt werden.

Gesetzliche Änderungen für das neue kommende Jahr

Ebenfalls am Jahresende muss berücksichtigt werden, ob es für das Folgejahr gesetzliche Änderungen gibt im Bereich der Abzugs-Prozentsätze (AHV und ALV) oder im Bereich der Höchstlimiten. Darüber hinaus muss kontrolliert werden, ob die Beitragssätze der UVG- (BU und NBU) und der KTG-Versicherungsgesellschaft ändern. Die Änderungen sind in der Lohnabrechnungs-Vorlage oder im Lohnsystem anzupassen.

Lohnänderungen für das kommende Jahr

Sollten für das Folgejahr die Löhne der Mitarbeiter ändern, müssen diese dem BVG-Versicherer gemeldet werden, damit die Versicherungs-Gesellschaft im Gegenzug die neuen Beiträge für Arbeitnehmer und Arbeitgeber berechnen und mitteilen kann.

Es ist zu überprüfen, ob im kommenden Jahr Lehrlinge aufgrund ihres Alters AHV-pflichtig werden oder ob Mitarbeiter pensioniert werden und eventuell weiterarbeiten (Rentner-Freibetrag).

Oder mach Dir den Jahresabschluss der Lohnadministration noch einfacher mit smallinvoice und E-Salär

Bei Einsatz vom Lohnmodul E-Salär werden in smallinvoice die oben erwähnten Jahresendauswertungen nach der Dezember Lohnverarbeitung im Bereich Dokumente zur Verfügung gestellt – automatisch. Die Pflichtigkeiten der Mitarbeiter werden überwacht – automatisch. Hole die Auswertung nach Weihnachten ab, hefte Sie an das entsprechende Meldeformular des Sozialversicherungs-Partners und sende beides ab. Stecke jeden Lohnausweis in einen Briefumschlag und gib diesen im Doppel an Deine Mitarbeiter ab. Damit sind Deine Jahresendarbeiten rund um die Lohnverarbeitung in 15 Minuten erledigt und es bleibt mehr Zeit für die wichtigen Dinge im Leben.