Kreditoren-Rechnungen einfach erfassen, bezahlen und verwalten
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Gerade Einzel- und Kleinunternehmer sind bestrebt, administrative Vorgänge möglichst schlank und effizient abzuwickeln, denn die dafür benötigte Zeit steht nicht mehr für verrechenbare Arbeit zur Verfügung. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen den schnellsten Weg Rechnungen einfach zu erfassen, bezahlen und zu verwalten.
Was liegt naheliegender als der Einsatz einer Lösung mit einem möglichst hohen Automatisierungsgrad in Bezug auf Erfassung von Belegen oder Kreditoren-Rechnungen und deren weiteren Verarbeitung sowie Bezahlung. Dies bietet das Kreditoren-Modul von smallinvoice!
Kreditoren-Rechnungen per Upload oder Mobilgerät einfach erfassen
Liegt das zu erfassende Dokument als Rechnung im PDF-Format vor (z.B. bei Erhalt via Email), kann es in die smallinvoice Webapplikation via Datei-Upload hochgeladen werden. Ist das Dokument nur physisch als Papierrechnung verfügbar (z.B. bei Erhalt via Briefpost), kann es direkt mit einem Mobilgerät sowie der kostenlosen smallinvoice-App für Android oder iOS mittels Kamera des Mobilgeräts erfasst werden. Bei diesem Vorgang wird das physische Dokument zugleich digitalisiert, im PDF Format gespeichert und zugänglich gemacht.
Bei beiden Erfassungstypen wird ein vorhandener ESR-Einzahlungsschein, resp. der darauf enthaltene ESR-Code, automatisch erkannt und verarbeitet. Somit entfallen das Abtippen des Rechnungsbetrages sowie die erneute Erfassung eines bereits einmal erfassten Kreditors und seiner Bankverbindung. Im gleichen Zug wird die Rechnung abgelegt und archiviert, sodass sie z.B. im Rahmen eines Exportes einem Treuhänder für den Jahresabschluss zur Verfügung gestellt werden kann.
Spart Zeit: Automatische Datenauswertung
Im Anschluss erfolgt die Bestätigung oder Mutation des automatisch erfassten Rechnungsbetrags, sowie bei einem unbekannten Kreditoren die Ergänzung seiner Details (Name, Adresse, IBAN-Kontonummer) sowie die Verknüpfung. Wurden diese Angaben bereit schon einmal erfasst, erfolgt diese Verknüpfung komplett automatisch! Damit ist die Erfassung innert kürzester Zeit abgeschlossen – im Idealfall muss also nichts manuell eingetippt werden!
smallinvoice geht jedoch noch weiter: Es ist auch möglich, so erfasste Kreditoren-Rechnungen direkt via Zahlungsdatei ausführen zu lassen. Für Inhaber eines PostFinance Kontos besteht darüber hinaus die Möglichkeit, dass die Zahlung automatisch übermittelt werden kann, ohne dass ein Zahlungsdatei bei smallinvoice herunter und im E-Banking hochgeladen werden muss.