Wie erstelle ich eine Lohnabrechnung? Mit kostenloser Word Vorlage für die Schweiz

Wie erstelle ich eine Lohnabrechnung? Mit kostenloser Word Vorlage für die Schweiz

Dem Arbeitnehmer ist gemäss OR Art. 323 b Abs. 1 eine schriftliche Lohnabrechnung abzugeben. Wir zeigen dir wie man eine richtige Lohnabrechnung erstellt und stellen dir unten im Beitrag eine kostenlose Word Vorlage für die Schweiz zum Download bereit.

Die Lohnabrechnung ist so zu gestalten, dass Brutto- und Nettolohn sowie Zuschläge und Lohnabzüge klar und ausreichend detailliert daraus hervorgehen und der Arbeitnehmer diese überprüfen kann.

Anforderungen an die Lohnabrechnung

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, Sozialversicherungsbeiträge und Quellensteuer direkt vom Bruttolohn in der Lohnabrechnung abzuziehen, den Auslagenersatz (Spesen) zu erstatten und eventuelle Familienzulagen auszuzahlen.

Der Lohn ist dem Arbeitnehmer am Ende jedes Monates auszurichten. In einem Gesamt- oder Normalarbeitsvertrag können auch längere Fristen festgelegt werden. Im Einzelarbeitsvertrag können nur kürzere, nicht aber längere Zahlungsperioden verabredet werden.

Folgende Angaben sollen in der Lohnabrechnung enthalten sein:

Adressdaten

Diese Angaben sind zwingend aktuell zu halten. Sollte sich der Name oder die Adresse geändert haben, muss das dem Arbeitgeber sofort mitgeteilt werden.

Versichertennummer

Zahltags Periode (von und bis Datum)

Grundlage sind hier unter anderem der Arbeitsvertrag und die Stempelkarten beziehungsweise die erfassten Arbeitszeiten. Üblich ist ein Abrechnungszeitraum von vier Wochen, vorzugsweise vom 01.-31. eines Monats.

Lohn

“Der Arbeitgeber hat dem Arbeitnehmer den Lohn zu entrichten, der verabredet oder wie üblich durch einen Normalarbeitsvertrag oder Gesamtarbeitsvertrag bestimmt ist” (Art. 322 Abs. 1 OR). Betreffend Lohnhöhe besteht somit Vertragsfreiheit. Eingeschränkt ist die Vertragsfreiheit lediglich, sofern ein Gesamtarbeitsvertrag oder ein Normalarbeitsvertrag andere Regelungen enthält (eher die Ausnahme).

Lohnzulagen

Die Zulagen richten sich nach dem Arbeitsvertrag, z.B. Schichtzulagen, Nachtzulagen, 13. Monatslohn, Gratifikation, Boni, Provisionen, Überstundenentschädigungen, Dienstalters- und Jubiläumsgeschenke, usw.

Stundenlöhner: Zuschlag für Ferien- Feiertage und 13. Monatslohn

Die Zuschläge für Ferien sind bei Mitarbeiter im Stundenlohn obligatorisch und müssen in einer separaten Zeile auf der Lohnabrechnung ausgewiesen werden:

  • 8.33 Prozent: Damit ist der Lohn während vier Ferienwochen pro Jahr bezahlt.
  • 10.63 Prozent: Damit ist der Lohn während fünf Ferienwochen pro Jahr bezahlt.
  • 13.04 Prozent: Damit ist der Lohn während sechs Ferienwochen pro Jahr bezahlt.

Es besteht keine obligatorische Pflicht, Feiertagsentschädigungen oder einen 13. Monatslohn auszurichten. Wenn man aber Mitarbeiter im Stundenlohn und Mitarbeiter im Monatslohn gleich behandeln will, dann kann man in einer Zusatzzeile prozentual ebenfalls eine Aufrechnung vornehmen. Für den 13. Monatslohn werden 8.33 Prozent aufgerechnet, für die Feiertagsentschädigung wird der entsprechenden %-Satz (Anzahl Feiertage/(365 – Anzahl Feiertage)*100) aufgerechnet.

Mehr zu diesem Thema findest du im BLOG-Beitrag „Was muss bei Anstellung im Stundenlohn beachtet werden“.

Familienzulagen

Gemäss Bundesgesetz FamZG erhalten Eltern für jedes Kind bis zum 16. Altersjahr mindestens 200 Franken pro Monat. Nach dem 16. bis längstens zum 25. Geburtstag gibt es für Kinder, die in der Ausbildung sind, 250 Franken. Die Kantone können diese Ansätze erhöhen. Die aktuell gültigen Ansätze findest du unter: https://www.babywelten.ch/baby/baby-familie-beruf/so-viel-familienzulage-kindergeld

Auslagenersatz (Spesen)

Bei den übrigen Auslagen gilt, dass der Arbeitnehmer nur Anspruch auf Ersatz hat, wenn diese zur Ausführung der Arbeit notwendig sind, beispielsweise bei Auslagen für Transport, Porto, Visa etc. (Art. 327a OR). Nicht darunter fallen z.B. die Kosten für Verpflegung am Arbeitsplatz und die Fahrt zum Arbeitsplatz.  Muss der Arbeitnehmer die Arbeits­leistung weder an seinem Wohn- noch an seinem Arbeitsort erbringen, so sind die Kosten für Verpflegung, Unterbringung und Fahrt ab dem üblichen Arbeitsort oder für den Mehrweg von dem Arbeitgeber zu tragen. Dies ist v.a. im Baugewerbe, bei Service­-Monteuren und bei Handelsreisenden der Fall.

Wird dem Arbeitnehmer ein Geschäftsauto zur Verfügung gestellt, ist ihm die private Nutzung nur gestattet, wenn dies vereinbart oder über längere Zeit toleriert wurde. Die private Nutzung des Fahrzeugs auch während der Freizeit bzw. der geldwerte Vorteil ist als Lohn zu erfassen, z.B. als pauschale Deklaration oder mittels effektiver Erfassung mit Bordbuch.

Diese Abzüge sind bei einer Schweizer Lohnabrechnung zu beachten

AHV/IV/EO

  • 5,125% Arbeitnehmerbeitrag (der Arbeitgeber bezahlt den gleichen Beitrag) 

ALV

  • 1.10% Arbeitnehmerbeitrag bis CHF 148 200.– Jahreseinkommen (der Arbeitgeber bezahlt den gleichen Beitrag)
  • 0.50% Arbeitnehmerbeitrag auf Lohnbestandteilen über CHF 148 200.– Jahreseinkommen (der Arbeitgeber bezahlt den gleichen Beitrag)

UVG

  • Obligatorium bis CHF 148 200.– Jahreseinkommen
  • Prämie für Berufsunfall (BU) zulasten des Arbeitgebers (Höhe der Prämie ist abhängig vom Betriebsrisiko)
  • Die Nichtberufsunfall-Versicherung (NBU) ist ab acht Wochenstunden obligatorisch. Die Prämie kann vom Arbeitgeber übernommen oder dem Arbeitnehmer belastet werden (Höhe der Prämie ist abhängig von der Risikogruppe, welcher der Betrieb zugeteilt ist)

BVG

  • Obligatorium von CHF 21 330.– bis CHF 85 320.– Jahreseinkommen. Koordinationsabzug CHF 24 885.–. Minimal versicherter Lohn pro Jahr CHF 3555.–, maximal versicherter Lohn pro Jahr CHF 60 435.–. Die meisten beruflichen Vorsorgeträger versichern überobligatorisch einen höheren Maximallohn als CHF 85 320.–
  • Prämie für Risikoversicherung ab 1.1. nach Vollendung des 17. Altersjahres, Prämie für Altersvorsorge ab 1.1. nach Vollendung des 24. Altersjahres
  • Arbeitgeber muss mindestens gleich viel Prämien wie Arbeitnehmer bezahlen
  • zusätzlich 0,12% Arbeitgeberbeitrag für den Sicherheitsfonds vom koordinierten Lohn

Krankentaggeldversicherung (falls vorhanden)

Die Prämie ist u.a. von der versicherten Leistung abhängig (z.B. 80 % oder 90% Krankentaggeld während 720/730 Tagen mit einer Wartefrist von meist zwischen 31 bis 180 Tagen). Die Hälfte der Prämie für die Krankentaggeldversicherung darf zulasten der Arbeitnehmer vom Lohn abgezogen werden.

Quellensteuer

Die Quellensteuer geht zulasten der quellensteuerpflichtigen Mitarbeitenden. Der Tarif ist abhängig von der Lohnhöhe, der Erwerbssituation, dem Zivilstand, der Kinderzahl, dem Kanton etc.

Bankkontoangaben

Zur vollen Transparenz auf der Lohnabrechnung gehört auch die Information, wie das Geld an den Mitarbeiter entrichtet wurde.

  • Barzahlung
  • Bankverbindung (IBAN-Nummer) bzw. Postkonto
tipp

Bei einem Austritt werden alle Forderungen aus dem Arbeitsvertrag fällig (Lohn, Anteil 13. Monatslohn, Boni, Erfolgsbeteiligung, Abgangsentschädigung, Provisionen, etc.)  sofern im Arbeitsvertrag nicht etwas anderes vereinbart wurde.

Kostenlose Word Vorlage für eine Lohnabrechnung -Schweiz

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