Comment créer une fiche de salaire ? Avec le modèle Word gratuit pour la Suisse

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Selon l’art. 323 b, al. 1 du code des obligations, le travailleur doit recevoir une fiche de salaire écrite. Nous vous montrerons comment créer un bulletin de salaire correct et vous fournirons un modèle Word gratuit pour la Suisse à télécharger au bas de cet article.

La comptabilité des salaires doit être conçue de manière à ce que les salaires bruts et nets ainsi que les primes et les déductions salariales soient clairement et suffisamment détaillés et puissent être contrôlés par l’employé.

Exigences relatives à la comptabilité des salaires

L’employeur est tenu de retenir les cotisations de sécurité sociale et l’impôt à la source directement sur le salaire brut de la fiche de salaire, de payer le remboursement des dépenses et de verser les allocations familiales.

Le salaire doit être versé à l’employé à la fin de chaque mois. Des périodes plus longues peuvent également être stipulées dans un contrat type de travail ou une convention collective. Dans un contrat de travail individuel, seules des périodes de paiement plus courtes peuvent être convenues, mais pas plus longues.

Les spécifications suivantes doivent être incluses dans la comptabilité des salaires :

Coordonnées

Il est obligatoire de tenir ces informations à jour. Si le nom ou l’adresse a changé, l’employeur doit en être informé immédiatement.

Numéro d’assuré

Période de paie (date de début et date de fin)

La base est ici, entre autres, le contrat de travail et les cartes de pointage, ou les heures de travail enregistrées. Une période de facturation de quatre semaines est habituelle, de préférence du 01 au 31 d’un mois.

Salaire

“L’employeur paie au travailleur le salaire convenu, usuel ou fixé par un contrat-type de travail ou par une convention collective” (RO 322,1 ) Il existe donc une liberté contractuelle en ce qui concerne le niveau des salaires. La liberté contractuelle n’est limitée que si une convention collective ou un contrat de travail type contient d’autres dispositions (plutôt l’exception).

Les Allocations

Les indemnités dépendent du contrat de travail, par exemple les indemnités de poste, les indemnités de nuit, le 13e mois de salaire, les gratifications, les primes, les commissions, les indemnités d’heures supplémentaires, les cadeaux d’ancienneté et d’anniversaire, etc.

Salariés horaires : supplément pour les vacances, les jours fériés et le 13e mois de salaire

Les primes de vacances sont obligatoires pour les salariés payés à l’heure et doivent figurer sur une ligne distincte de la feuille de paie :

• 8.33 pourcent: Cela signifie que le salaire est versé pendant quatre semaines de vacances par an.
• 10.63 pourcent: Cela signifie que le salaire est versé pendant cinq semaines de vacances par an.
• 13.04 pourcent: Cela signifie que le salaire est versé pendant six semaines de vacances par an

Il n’y a pas d’obligation de verser des indemnités de jours fériés ou un 13e mois de salaire. Toutefois, si vous souhaitez traiter de la même manière les employés à salaire horaire et les employés à salaire mensuel, vous pouvez également effectuer une compensation en pourcentage sur une ligne supplémentaire. Pour le 13e mois de salaire, 8,33 % sont compensés, pour les indemnités de jours fériés, le taux en % correspondant (nombre de jours fériés/(365 – nombre de jours fériés)*100) est compensé.

Vous pouvez trouver plus d’informations sur ce sujet dans l’article du BLOG  „À quoi on doit prêter attention pour les emplois au salaire horaire ?“.

Les allocations familiales

Conformément à la loi fédérale sur la LAfam, les parents reçoivent au moins 200 CHF par mois pour chaque enfant jusqu’à l’âge de 16 ans. Après l’âge de 16 ans et jusqu’à 25 ans au plus tard, les enfants scolarisés reçoivent 250 francs. Les cantons peuvent augmenter ces taux. Vous trouverez les tarifs actuellement en vigueur sous : https://www.babywelten.ch/baby/baby-familie-beruf/so-viel-familienzulage-kindergeld

Remboursement des frais (dépenses)

En ce qui concerne les autres dépenses, l’employé n’a droit à une indemnisation que si celles-ci sont nécessaires à l’exécution du travail, par exemple les frais de transport, d’affranchissement, de visa, etc. (art. 327a CO). Cela n’inclut pas, par exemple, les frais de repas sur le lieu de travail et de déplacement vers le lieu de travail.  Si l’employé ne doit pas effectuer le travail soit à son lieu de résidence, soit à son lieu de travail, les frais de pension, de logement et de déplacement depuis le lieu de travail habituel ou pour le voyage de retour sont à la charge de l’employeur. C’est principalement le cas dans la construction, pour les techniciens de service et pour les voyageurs commerciaux.

Si l’employé bénéficie d’une voiture de société, il n’est autorisé à l’utiliser à titre privé que si cela a été convenu ou toléré pendant une période plus longue. L’utilisation privée du véhicule même pendant les loisirs ou l’avantage monétaire doit être enregistré comme un salaire, par exemple sous la forme d’une déclaration forfaitaire ou d’un enregistrement effectif avec le journal de bord.

Ces déductions doivent être prises en compte dans la comptabilité salariale suisse

AVS/AI/APG

• 5,125% Cotisation de l’employé (l’employeur paie la même cotisation)

OAgr

• 1,10% Cotisation de l’employé jusqu’à 148 200 CHF de revenu annuel (l’employeur paie la même cotisation)
• 0,50 % de la cotisation de l’employé sur les éléments de salaire supérieurs à 148 200 CHF de revenu annuel (l’employeur paie la même cotisation)

LAA

• Obligatoire jusqu’à 148 200 CHF Revenu annuel
• Prime pour accident du travail à la charge de l’employeur (le montant de la prime dépend du risque opérationnel)
• L’assurance accidents non professionnels est obligatoire à partir de huit heures par semaine. La prime peut être payée par l’employeur ou imputée à l’employé (le montant de la prime dépend du groupe de risque auquel l’entreprise est affectée)

LPP

• Revenu annuel obligatoire de 21 330 à 85 320 CHF. Déduction de coordination 24 885 CHF. Salaire minimum assuré par an 3555 CHF, salaire maximum assuré par an 60 435 CHF. La plupart des caisses de retraite professionnelles assurent à titre volontaire un salaire assuré maximal supérieur à 85 320 CHF par an.
• Prime de l’assurance risques à partir du 1.1. après l’âge de 17 ans, prime de la prévoyance vieillesse à partir du 1.1. après l’âge de 24 ans
• L’employeur doit payer au moins les mêmes primes que les employés
• une contribution supplémentaire de l’employeur au fonds de garantie de 0,12% sur le salaire coordonné

Assurance d’indemnités journalières de maladie (si existante)

La prime dépend, entre autres, de la prestation assurée (par exemple, 80 % ou 90 % d’indemnités journalières de maladie pendant 720/730 jours avec un délai d’attente généralement compris entre 31 et 180 jours). La moitié de la prime de l’assurance d’indemnités journalières de maladie peut être déduite du salaire de l’employé aux frais de ce dernier.

Impôt à la source

L’impôt à la source est à la charge des salariés soumis à la retenue à la source. Le taux dépend du niveau de salaire, de la situation professionnelle, de l’état civil, du nombre d’enfants, du canton, etc.

Détails du compte bancaire

Une transparence totale sur la comptabilité des salaires comprend également des informations sur la manière dont l’argent a été versé à l’employé.

• Paiement en espèces
• Coordonnées bancaires (numéro IBAN) ou compte postal

En cas de démission, toutes les demandes liées au contrat de travail deviennent exigibles (salaire, part du 13e mois de salaire, primes, participation aux bénéfices, indemnités de licenciement, commissions, etc..

Modèle Word gratuit pour une comptabilité des salaires -Suisse

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