Saisie, paiement et gestion des factures de créanciers en toute simplicité
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En particulier, les entreprises individuelles et les petites entreprises s’efforcent de gérer les processus administratifs de la manière la plus simple et la plus efficace possible. Le temps nécessaire à ces processus n’est souvent plus disponible pour des travaux payants.
Dans cet article, nous vous montrons le moyen le plus rapide de saisir, payer et gérer facilement vos factures.
Scannez les factures des créanciers via le bulletin de versement avec smallinvoice. La solution la plus évidente est l’utilisation d’une solution avec le plus haut degré d’automatisation possible en termes de saisie des reçus ou des factures des fournisseurs et de leur traitement et paiement ultérieurs. C’est ce qu’offre le module créancier de smallinvoice !
Saisir les factures des créanciers par l’importation ou par un appareil mobil
Si le document à saisir est disponible sous forme de facture au format PDF (par exemple lorsqu’il est reçu par e-mail), il peut être téléchargé dans l’application Web smallinvoice par téléchargement de fichier. Si le document n’est physiquement disponible que sous la forme d’une facture papier (par exemple lorsqu’il est reçu par courrier postal), il peut être saisi directement avec un appareil mobile et l’application gratuite smallinvoice pour Android ou iOS en utilisant la caméra du dispositif mobile. Au cours de ce processus, le document physique est simultanément numérisé, sauvegardé en format PDF et rendu accessible.
Pour les deux types d’entrées, un bulletin de versement BVR existant ou le code BVR qu’il contient est automatiquement reconnu et traité. Il n’est donc plus nécessaire de saisir le montant de la facture et de saisir à nouveau un créancier et les coordonnées bancaires qui ont déjà été saisies. En même temps, la facture est stockée et archivée afin qu’elle puisse être mise à la disposition d’un mandataire pour les états financiers annuels, par exemple, dans le cadre d’une exportation.
Sauver du temps: Analyse des données automatique
Ensuite, le montant de la facture saisi automatiquement est confirmé ou modifié et, dans le cas d’un créancier inconnu, ses coordonnées (nom, adresse, numéro de compte IBAN) et le lien sont ajoutés. Si ces informations ont déjà été saisies, le lien est entièrement automatique ! Cela signifie que la saisie est effectuée dans les plus brefs délais – idéalement, il n’est pas nécessaire de taper manuellement !
Mais smallinvoice va encore plus loin : il est également possible de saisir les factures des créanciers de la sorte et de les exécuter directement via un fichier de paiement. Pour les titulaires d’un compte PostFinance, il est également possible de transmettre automatiquement le paiement sans qu’il soit nécessaire de télécharger un fichier de paiement chez smallinvoice et de le télécharger sur e-banking.