QR-Rechnung online erstellen und verarbeiten

QR-Rechnung online erstellen und verarbeiten

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Im Zusammenhang mit der Harmonisierung im Zahlungsverkehr wird in der Schweiz ab dem 30. Juni 2020 die sogenannte “QR-Rechnung” eingeführt. Hierbei handelt es sich um eine moderne Version der bisherigen roten und orangenen Einzahlungsscheine. Die QR-Rechnung soll die Weiterentwicklung von digitalen Geschäftsprozessen unterstützen sowie das Ausstellen und Bezahlen von Rechnungen vereinfachen. Vorerst steht die QR-Rechnung als zusätzliche Überweisungsart zu Verfügung. Es wird also auch weiterhin möglich sein, orange und rote Einzahlungsscheine zu verwenden. Langfristig wird die QR-Rechnung jedoch die heutigen Einzahlungsscheine ablösen. Ab wann die Einzahlungsscheine effektiv ersetzt werden, ist heute noch nicht bekannt.

Was sind die Vorteile der QR Rechnung?

Bei der QR-Rechnung sind alle Zahlungsinformationen im Swiss QR-Code integriert. Dank dem QR-Code müssen daher die QR-Rechnungen nicht mehr manuell erfasst werden sondern lassen sich einfach auslesen und in digitalisierte Prozesse einbinden.

Welche Varianten gibt es?

  • QR-Rechnung mit QR-Referenz (und QR-IBAN)

Die QR-Rechnung mit QR-Referenz und QR-IBAN ersetzt die orangenen Einzahlungsscheine. Die Variante mit Betrag den heutigen ESR bzw. die Variante ohne Betrag den heutigen ESR+. Die QR-Referenz entspricht der heutigen ESR-Referenz (26 numerische Zeichen, gefolgt von einer Prüfziffer) und dient wie bisher dem einfachen Abgleich von Rechnungen mit Zahlungen beim Rechnungssteller. Bestehende ESR-Referenznummern können weiterhin unverändert verwendet werden. So ist der nahtlose Übergang von ESR/ESR+ zur QR-Rechnung möglich ist. Die QR-Referenz darf nur in Kombination mit der QR-IBAN genutzt werden.

Die QR-IBAN sorgt dafür, dass bei der Zahlungserfassung zwingend eine QR-Referenz (ehemals ESR-Referenz) erforderlich ist. Damit wird die gewohnt effiziente Zahlungsverarbeitung sichergestellt. Für die QR-IBAN ist entsprechend eine ESR-Anmeldung bei der Bank erforderlich. Die QR-IBAN unterscheidet sich von der IBAN lediglich durch eine andere Instituts Identifikation (IID). Die QR-IBAN erhältst du von deiner Bank. Mehr dazu unter dem Punkt “Wie erhalte ich meine QR-IBAN?”.

  • QR-Rechnung ohne Referenz (mit IBAN)

Die QR-Rechnung ohne eine Referenz mit IBAN ersetzt den bisherigen roten Einzahlungsschein. Hierbei ist keine QR-IBAN erforderlich sondern es kann die normale IBAN vom Konto verwendet werden. Wahlweise kann der Zahlungspflichtige sowie der Betrag mitgegeben oder auch weggelassen werden. Diese Variante der QR-Rechnung lässt sich ohne spezifische Anmeldung bei der Bank direkt verwenden.

  • QR-Rechnung mit Creditor-Referenznummer (mit IBAN)

Neben den (Schweizer) ESR-Referenznummern lassen sich bei der QR-Rechnung auch SCOR-Referenznummern nach (internationalem) ISO-11649 Standard verwenden. Diese Variante eignet sich für die internationale Rechnungsstellung. Also an Kunden ausserhalb vom Franken-Zahlungsraum (Schweiz und Liechtenstein). Die Structured Creditor Reference (Ref Type SCOR) hat die gleiche Funktion wie eine QR-Referenz; sie vereinfacht die Zuordnung einer Zahlung mit einer eindeutigen Referenznummer. Auch bei dieser Variante ist keine QR-IBAN erforderlich sondern es kann die normale IBAN vom Konto verwendet werden.

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smallinvoice wird ab dem 30. Juni die Erstellung und Verarbeitung von QR-Rechnungen in den Varianten QR-IBAN und QR-Referenz sowie IBAN ohne Referenznummer anbieten. QR-Rechnungen mit Creditor-Referenznummern werden von smallinvoice vorerst nicht unterstützt.

Wie erhalte ich eine QR-IBAN?

Die QR-IBAN erhältst du von deiner Bank wo das Konto liegt. Der Prozess hierfür ist von Bank zu Bank unterschiedlich. Sofern deine Bank unten nicht aufgeführt ist, kontaktierst du am besten deinen Bankberater um den Prozess zu erfahren.

Uns sind aktuell folgende Prozesse bei den Banken bekannt:

  • Postfinance

    Bei der Postfinance erhalten alle Kunden mit einem ESR-Konto eine QR-IBAN. Die QR-IBAN wird in der letzten Juniwoche automatisch per Brief kommuniziert.

  • UBS

    Die UBS kommuniziert das Vorgehen zum Erhalt einer QR-IBAN im Verlauf vom Mai an alle Firmenkunden. Nach heutigem Stand müssen interessierte Kunden anschliessend mit dem Kundenberater Kontakt aufnehmen um eine QR-IBAN zu erhalten.

  • Credits Suisse

    Kunden mit einem Konto bei der Credit Suisse erhalten die QR-IBAN ab Ende Mai auf Anfrage. Hierfür wendest du dich am besten an deinen Kundenberater oder verwendest alternativ folgende Telefonnummer: 0800 88 11 88.

  • Raiffeisen

    Die Raiffeisen Bank hat die QR-IBAN bereits im Dezember 2019 an alle Kunden mit einem ESR-Konto kommuniziert. Wer nach dem Dezember bei Raiffeisen ein ESR-Konto anmeldete, hat die QR-IBAN direkt mit den Angaben für den ESR erhalten. Für Raiffeisen Kunden ist daher keine weitere Aktion erforderlich.

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Teile uns bitte unter support@smallinvoice.com mit, wie der Prozess bei deiner Bank aussieht, damit wir die Liste ergänzen können).

Wie erhalte ich eine QR-Referenz?

Die QR-Referenz entspricht der heutigen ESR-Referenznummer und wird jeweils von smallinvoice generiert sobald du eine QR-Rechnung mit QR-IBAN erstellst. Das passiert alles voll automatisch und kann daher von dir ignoriert werden.

Was muss ich machen, wenn ich ab dem 30. Juni QR-Rechnungen versenden möchte?

Das wichtigste ist natürlich, dass zur Rechnungsstellung eine Software eingesetzt wird, die ab dem 30. Juni die Erstellung von QR-Rechnungen unterstützt. (wie z.B. smallinvoice).  Ausserdem macht es Sinn sich zu überlegen, welche Variante(n) der QR-Rechnung man zukünftig verwenden möchte. Für die QR-Rechnung mit QR-IBAN und QR-Referenz muss erst (sofern nicht bereits gemacht) eine ESR-Anmeldung gemacht werden. Weiter empfiehlt es sich seine Kunden proaktiv zu fragen, ob diese ab dem 30. Juni Rechnungen bereits als QR-Rechnung oder lieber wie bisher mit Einzahlungsscheinen erhalten möchten. Es kann gut sein, dass viele Kunden vorerst Rechnungen weiterhin mit den bisherigen Einzahlungsscheinen erhalten möchten.

Wie verwende ich die QR-Rechnung in smallinvoice?

Als erstes muss die QR-Rechnung in smallinvoice als Zahlungsmittel hinzugefügt werden. Ab dem 30. Juni lässt sich dies im Modul Debitoren analog den bisherigen Einzahlungsscheinen erfassen:

 

Hierbei werden folgende Angaben benötigt:

QR-Rechnung (mit QR-Referenz)

  • Name & Adresse der Bank
  • Name & Adresse vom Empfänger (Kontoinhaber)
  • QR-IBAN
  • Auslieferungsnummer

 

QR-Rechnung (ohne Referenz)

  • Name & Adresse der Bank
  • Name & Adresse vom Empfänger (Kontoinhaber)
  • IBAN
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Es lassen sich natürlich in smallinvoice auch beide Varianten der QR-Rechnung gleichzeitig erfassen und verwenden!

Die erfasste(n) Variante(n) der QR-Rechnung steht anschliessend bei der Rechnungserstellung automatisch als Zahlungsmittel zur Verfügung:

Kann ich weiterhin ESR, ESR+ und rote Einzahlungsscheine erstellen?

Ja, in smallinvoice werden sich auch weiterhin Rechnungen mit ESR, ESR+ sowie roten Einzahlungsscheinen erstellen und versenden lassen. Wie in diesem Artikel erwähnt, empfehlen wir unseren Benutzern, jeweils die Kunden zu fragen, ob diese lieber eine QR-Rechnung oder vorerst weiterhin die bisherigen Einzahlungsscheine erhalten möchten. Seitens smallinvoice werden die bisherigen Einzahlungsscheine noch solange unterstützt, bis diese offiziell aus dem Zahlungsverkehr zurückgezogen werden. Da aktuell hierfür noch kein Datum bekannt ist, wird es frühestens in ein paar Jahren soweit sein.

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ESR, ESR+ und rote Einzahlungsscheine können auch parallel zur QR-Rechnung verwendet werden!

Was muss ich beim Erfassen von QR-Rechnungen im “Kreditoren”-Modul beachten?

Beim Verarbeiten von eingehenden QR-Rechnungen empfehlen wir dir folgende Schritte im Modul Kreditoren:

Schritt 1 – QR-Konto erfassen

Um eingehende QR-Rechnungen zu bezahlen muss erst beim Kontakt ein QR-Konto erfasst werden. Hierfür als erstes in die Konten-Verwaltung vom Kontakt wechseln:

Anschliessend ein neues Konto anlegen und hierbei die gewünschte QR-Variante auswählen:

Das QR-Konto ist nun ebenfalls beim Kontakt erfasst:

Schritt 2 – QR-Konto beim Zahlungsausgang auswählen

Treffen nun von diesem Kontakt QR-Rechnungen ein, kannst du im Modul Kreditoren beim Erfassen der Ausgabe einfach das gewünschte Konto auswählen:

 

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Die restlichen Angaben werden von smallinvoice direkt aus dem Swiss QR Code ausgelesen. So sind deine Ausgaben im Nu erfasst!

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