Offerte erstellen – die wichtigsten Punkte

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Meistens führt kein Weg zu einem (grösseren) Auftrag an einer Offerte vorbei. Obwohl diese auch mündlich abgegeben werden kann, ist es empfehlenswert, dies schriftlich zu tun, denn so lässt sich zweifelsfrei beweisen, was, wie zu welchem Preis offeriert wurde. Wir zeigen dir die wichtigsten Punkte, die beim Erstellen einer Offerte zu beachten sind.

Kosten einer Offerte

Für eine Offerte dürfen keine Kosten in Rechnung gestellt werden, wenn entweder nicht darauf hingewiesen wurde oder die Erhebung von Kosten für die Erstellung eines Angebots nicht branchenüblich ist oder wenn nicht von einer stillschweigenden Kostenpflicht ausgegangen werden muss. Gerade bei Angeboten für Reparaturaufträge (wie z.B. einer Autoreparatur bei einem grösseren Schaden), muss u.U. zuerst der genaue Schaden festgestellt werden um die Kosten der Reparatur zu schätzen: Dies braucht Zeit, ergo ist es verständlich, dass solch eine Leistung nicht kostenlos ist. Werden generell Kosten für das Erstellen einer Offerte in Rechnung gestellt, empfiehlt es sich, dies in den AGBs aufzuführen.

Verbindlichkeit einer Offerte

Eine Offerte ist grundsätzlich für beide Seiten verbindlich. Wird während der Ausführung der Arbeit festgestellt, dass der veranschlagte Preis zu tief angesetzt war, muss sofort mit dem Auftraggeber Kontakt aufgenommen werden. Wird dies unterlassen, so ist der Auftraggeber später nicht verpflichtet, die höhere Rechnung zu akzeptieren.

Allerdings gibt es Fälle, in denen ein Auftraggeber Mehrkosten (zumindest teilweise) bezahlen muss: Zum Beispiel, wenn ausserordentliche Umstände eintreten; etwa wenn sich bei Montagearbeiten die Beschaffenheit einer Wand anders als zu erwarten war, herausstellt oder wenn Mehraufwand oder  zusätzliche Materialkosten ausdrücklich und schriftlich vorbehalten wurden, etwa mit der Formulierung «Mehrkosten und Preisabweichungen vorbehalten».

Handelt es sich um eine ungefähr berechnete oder um eine unverbindliche Offerte, so muss sich ein Auftraggeber nach einer verbreiteten Faustregel eine Abweichung von bis 10 Prozent gefallen lassen. In einigen Brachen liegt dieser Wert etwas höher.

Kostenvoranschläge mit fixen Preisen oder pauschale Offerten dagegen sind verbindlich; hier müssen Auftraggeber höhere Rechnungen nicht akzeptieren.

Inhalt einer Offerte

Beim erstellen einer Offerte muss klar erkennbar sein, wer das Angebot abgibt. Dazu gehören der vollständige im Handelsregister eingetragene Namen mit Adresse und Sitz, aber auch die Rechtsform. Ausserdem gehört auf eine Offerte Datum und Ort, die Gültigkeit der Offerte, sowie – falls vorhanden – die MwSt. Nummer. Die Aufführung der Zahlungsfrist ist zwingend, wenn sie weniger als 30 Tage beträgt oder branchenunüblich ist; einen Verweis auf die AGBs (sofern vorhanden) ist empfehlenswert.

Bei der weiteren Ausgestaltung einer Offerte resp. der einzelnen Positionen ist darauf zu achten, dass diese möglichst genau und transparent sind. Dies schafft Vertrauen beim Kunden,  hilft Missverständnisse und Streitigkeiten zu vermeiden und ist vielfach die Basis für nachhaltige Aufträge. Übrigends: Ein Unterschrift ist nicht notwendig, sie unterstreicht jedoch die persönliche Identifikation mit dem Projekt und dem Kunden.

Abgabe einer Offerte

Interessenten schätzt es, wenn sie Offerte möglichst zeitnah nach einer Anfrage erhalten – dies schafft auch Vorteile gegenüber der Konkurrenz und bekundet Interesse am potentiellen Kunden und dessen Auftrag. Mit smallinvoice können Offerten im Browser einfach und effizient erstellt und direkt via Email als PDF Anlage versendet werden. Praktischerweise enthält eine mit smallinvoice erstelle Offerte einen Link, mit sie online akzeptiert werden kann.