Embaucher de nouveaux clients – Instuction étape par étape
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Embaucher de nouveaux employés signifie beaucoup de bureaucratie, surtout pour une entreprise individuelle ou une jeune entreprise. Nous aimerions vous faciliter la tâche et nous avons créé le guide suivant pour vous :
1. Conclusion du contrat de travail pour les nouveaux employés
Avec le contrat de travail, l’employeur établit la relation de travail avec l’employé. Par souci de clarté, nous vous recommandons de conclure le contrat de travail par écrit.
Votre entreprise peut être soumise à une convention collective de travail ou vous pouvez avoir adhéré volontairement à une convention collective de travail. Dans ce cas, les dispositions de la convention collective doivent être respectées.
2. Les étrangers ont besoin d’un permis de travail
Si le nouvel employé est une personne de nationalité étrangère, il faut préciser si un permis de travail doit être obtenu pour occuper le poste. Pour tous les étrangers titulaires d’un permis de séjour permanent (permis C), il n’est pas nécessaire d’obtenir un permis..
Renseignez-vous auprès de l’autorité cantonale compétente: https://www.sem.admin.ch/sem/fr/home/ueberuns/kontakt/kantonale_behoerden/adressen_kantone_und.html
3. Quelles sont les assurances auxquelles les employés doivent s’inscrire ?
Les compagnies d’assurance jouent un rôle majeur dans l’embauche de nouveaux employés. Même dans le cas des petites entreprises et des start-ups, l’employeur est tenu de souscrire les assurances suivantes pour ses employ
AVS/AI/APG
Les employés et les employeurs versent des parts égales dans l’assurance. Tout le monde paie 5,125 % du salaire. L’assurance-chômage coûte 1,1 % chacun. Si le nouveau collaborateur n’est pas encore titulaire d’une carte AVS, vous devez en faire la demande auprès de la caisse de compensation AVS.
Pour les freelancers, nous vous recommandons de demander la preuve que le freelancer paie effectivement ses cotisations d’AVS et d’assurance de chômage. De cette façon, le client évite d’être impliqué dans une procédure pour défaut de paiement des cotisations de sécurité sociale.
En tant qu’employeur, vous devez adhérer à une caisse d’allocations familiales (CAF) dans chaque canton dans lequel vous employez des collaborateurs (siège, succursale(s)). Pour les salariés ayant des enfants, vous pouvez demander des allocations familiales et/ou scolaires auprès de la caisse de compensation familiale correspondante. Ces allocations vous seront alors remboursées.
Assurence accidents
L’employeur a l’obligation d’assurer le nouvel employé contre les accidents. Certaines entreprises sont obligées de rejoindre la Suva:
https://www.admin.ch/opc/fr/classified-compilation/19810038/index.html#a66
Toutes les autres entreprises peuvent souscrire une assurance accident pour leurs employés auprès d’une compagnie d’assurance privée.
Toutefois, chaque employé doit être obligatoirement assuré contre les accidents du travail. Les employés qui travaillent au moins 8 heures par semaine doivent également être assurés contre les accidents non professionnels. La prime d’assurance contre les accidents du travail est à la charge de l’employeur. La prime pour accidents non professionnels peut être transférée au salarié.
Caisse de retraite (caisse de retraite /LPP)
Si le salaire annuel d’un employé dépasse CHF 21’330.00, l’employeur doit inscrire l’employé auprès d’une caisse de retraite. L’employé et l’employeur se partagent également les cotisations à la caisse de retraite/ LPP. L’institution de prévoyance est librement sélectionnable..
Recommandé : l’assurance indemnités journalières de maladie
Il n’est pas obligatoire de s’inscrire à l’assurance indemnités journalières de maladie. Toutefois, nous vous recommandons également de souscrire une assurance d’indemnités journalières de maladie auprès d’une entreprise individuelle ou d’une jeune entreprise. La prime d’assurance peut être divisée également entre l’employé et l’employeur.
4. impôt à la source
Les salariés de nationalité étrangère qui n’ont pas de permis de séjour permanent (C) sont soumis au payement à la source. L’employeur est tenu de calculer l’impôt à la source sur une base mensuelle, de la conserver et de la déclarer trimestriellement à l’administration cantonale des contributions avec la déclaration d’impôt à la source correspondante.
5. Fiche de salaire
Tout travailleur a droit à un bulletin de salaire (art. 323b CO). Les éléments du salaire, toutes les retenues légales et le salaire net qui en résulte doivent être visibles.
6. Certificatde salaire
Chaque année, l’employeur doit remettre un certificat de salaire à chaque employé aux fins de la préparation de la déclaration de revenus. Le formulaire correspondant se trouve sur le site Internet de l’Administration fédérale des contributions:
7. Saisie du temps de travail
L’employeur doit s’assurer que le temps de travail de ses employés est documenté. Ceci s’applique également à une entreprise individuelle ou à une jeune entreprise. Les heures de travail journalières et hebdomadaires, y compris le travail rémunéré et les heures supplémentaires, doivent être documentées. Elle se fonde sur l’article 46 de la loi sur le travail et sur l’article 73 du règlement numéro 1 de la loi sur le travail.
Liste de contrôle pour le sujet embauche de nouveaux employés
Pour ne rien oublier, nous avons rassemblé les points les plus importants lors de l’embauche de nouveaux employés dans une liste de contrôle claire à télécharger gratuitement :
Télécharger la liste de contrôle
Embaucher des nouveaux employés à l’aide de Smallinvoice et e-salaire
E-Salair soutient les petites entreprises et les start-ups étape par étape dans la création de la comptabilité salariale. Les assurances sociales mentionnées ci-dessus sont calculées automatiquement. E-Salär prépare automatiquement un fichier ISO20022 mensuel pour le paiement des salaires via e-banking. En outre, un bulletin de paie est automatiquement créé pour chaque salarié. En plus d’un calcul de paie conforme à la loi, le calcul de paie répond également aux exigences formelles légales. De plus, le rapport de fin d’année exigé par la loi est automatiquement préparé et peut être transmis aux assureurs sociaux en quelques minutes. Le certificat de salaire pour les employés est également généré automatiquement pour vous..
Avec le logiciel de gestion smallinvoice, le service d’E-Salair peut être complété idéalement par d’autres fonctions. smallinvoice est un logiciel de facturation suisse pour les petites entreprises et les start-ups. En plus des revenus et des dépenses, Smallinvoice peut également être utilisée pour gérer les projets et enregistrer les durées de travail des salariés. Grâce à l’exportation comptable pour Sage50 et Banana, la comptabilité peut également être effectuée en un rien de temps.