Emails zuverlässig versenden

Trotz SMS, WhatsApp, Slack: Emails sind im Geschäftsalltag noch immer das wichtigste Kommunikationsmittel.

Während man sich in den Anfangstagen von Email noch nicht viele Gedanken im Bezug auf die Zustellbarkeit machen musste, ist dies im Zeitalter von Spam, Fishing und ähnlichen negativen Begleiterscheinungen anders. Diese Erfahrung machen nicht nur wir, sondern auch unsere User. Wir haben deshalb die wichtigsten Tipps zusammengestellt, damit Emails ankommen und nicht im Spam Ordner landen oder im schlimmsten Fall, gar nicht zugestellt werden.

Die Email selbst:

  • Auf reisserische Phrasen und Wörter im Betreff und der Nachricht verzichten, wie z.B. “jetzt zugreifen”, “Antworte sofort”, “Jetzt Chance wahrnehmen”, etc.
  • Nicht zu viele Links in die Emailnachricht packen und am besten keine Links zu “Short-Url” Anbieter wie bit.ly verwenden.
  • Titel (Email Subject) verwenden und nicht leer lassen
  • Text (Email Body) schreiben und nicht nur kommentarlos einen Link oder eine Anlage verschicken
  • Speziell Newsletter:
    • Nicht an Personen schicken, die sich nicht dafür angemeldet haben
    • In der Nachricht selbst einen Link zum Abmelden anbieten
    • (Firmen-) Adresse und Kontaktmöglichkeit angeben, da sonst ev. gegen Gesetze (Wettbewerbsrecht) verstossen wird.

Der Emaildienst oder Server:

  • Seriösen Anbieter verwenden
  • Keine exotischen Domains verwenden, wie z.B. .date, .faith, .download, .review, .diet, .click, .work, .tokyo, .racing, .science, .party, .loan, .trade, da diese sehr oft von unseriösen oder kriminellen Versendern benutzt werden.
  • Bei eigenem Server folgende Verfahren verwenden (seriöse Emailanbieter nutzen diese resp. bieten sie an):
    • Korrekte SPF Einträge in der DNS erstellen (siehe: https://de.wikipedia.org/wiki/Sender_Policy_Framework)
    • Dmarc Einträge in der DNS erstellen (siehe: https://de.wikipedia.org/wiki/DMARC)
    • Domain Keys Einträge in der DNS erstellen (siehe: https://de.wikipedia.org/wiki/DomainKeys)

Damit Emails und Dokumente, welche Nutzer von smallinvoice direkt aus der Applikation versenden können, möglichst zuverlässig ankommen, bieten wie verschiedenen Möglichkeiten an. Diese sind in folgendem FAQ-Artikel beschrieben:

https://support.smallinvoice.com/hc/de/articles/360013727292-Dokumente-versenden-via-Email