Déménagement d’entreprise – Bien s’organiser

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Un déménagement d’entreprise se révèle nettement plus complexe qu’un déménagement d’appartement et implique bien plus que le transport de tables de travail, de chaises de bureau et d’ordinateurs. L’organisation, la logistique et la planification détaillée prennent du temps. Dans cet article, vous trouverez tous les tâches importantes à respecter pour organiser intelligemment votre déménagement d’entreprise ainsi qu’une check-list gratuite à télécharger.

Mais avant cela, voici trois conseils qu’il vous faut absolument considérer :

• S’y prendre tôt : En tant qu’organisateur du déménagement, votre objectif principal doit être de permettre à vos collègues d’emménager dans leur nouveau lieu de travail avec le moins de stress possible et en temps voulu. Veillez à faire perdre le moins de ressources possible pour l’activité principale.
• Informer de manière transparente : Tous les collaborateurs doivent être informés le plus tôt possible du déménagement de l’entreprise. Mettez en avant les avantages du nouveau lieu et tenez les collaborateurs au courant du projet de déménagement. Soyez à l’écoute des souhaits et des inquiétudes de chacun.
• Annoncer le changement d’adresse : Pensez aux autorités (ville, commune, caisse cantonale de compensation AVS, service des automobiles) et établissez un ordre de réexpédition auprès de la poste. Modifiez l’adresse sur le site Internet, les imprimés, le tampon de l’entreprise et informez les banques, les assurances et le cabinet d’avocats.

Étape 1 : Organiser et préparer un déménagement d’entreprise

La clé d’une organisation efficace est une bonne préparation. En vous y prenant à l’avance et en respectant certaines tâches essentielles, vous partirez sur le bon pied et éviterez le chaos le jour du déménagement. Avant de signer le nouveau contrat de location, veillez à parcourir votre ancien contrat de location.

Résiliation et transfert du bureau

Si vous résiliez votre contrat dans le délai de préavis, vous pouvez déménager en toute tranquillité et la responsabilité de vous trouver un successeur incombe aux propriétaires. Si vous résiliez votre contrat en dehors du délai de préavis, vous devez vous-même chercher un nouveau locataire ou payer le loyer jusqu’à ce que vous soyez en droit de résilier le contrat de location des bureaux. Dans le contrat de location, vous trouverez toutes les données essentielles pour une résiliation sans problème.

Entretenez-vous avec votre propriétaire ou la gérance afin d’éviter tout malentendu inopiné. Les dommages causés à la propriété louée doivent être signalés suffisamment tôt à l’assurance, afin que les réparations puissent être effectuées avant le déménagement. Si vous devez trouver un nouveau locataire, publiez une annonce pour votre ancien bureau sur toutes les plateformes connues proposant également des appartements privés.

Une fois le nouveau siège social trouvé et le contrat de location signé, la date du déménagement doit être fixé et la planification des détails initiée. Que vous preniez vous-même en charge le déménagement ou que vous fassiez appel à une entreprise de déménagement professionnelle, le déménagement d’entreprise doit être organisé, ce qui implique une large charge de travail et de responsabilité.

Organiser un déménagement d’entreprise en régie propre :

Si votre entreprise n’est pas d’une taille conséquente et que vous ne craignez pas d’endosser la responsabilité d’un déménagement, vous pouvez organiser un déménagement en régie propre. Le cas échéant, veillez à considérer les points suivants :

• Désigner un responsable pour le démontage des meubles
• Nommer un responsable informatique
• Louer une camionnette ou une fourgonnette
• Commander suffisamment de matériel d’emballage
• Les couvertures ou le papier journal sont parfaits pour le matériel fragile
• Se procurer des matériaux de protection pour le transport
• Préparer à l’avance un croquis ou établir un plan pour l’installation de l’inventaire dans les nouveaux locaux
• Désigner un responsable pour le déballage et l’installation
• Tout est en place ? Organiser une fête surprise ou au moins un apéritif dinatoire convivial pour votre équipe

Organiser un déménagement d’entreprise avec des professionnels

Si votre entreprise est conséquente et que vous n’avez pas le temps ou l’énergie d’organiser un déménagement, les partenaires professionnels pour les déménagements d’entreprise sont une excellente alternative. Au préalable, il convient d’organiser un rendez-vous pour que l’entreprise de déménagement puisse inspecter l’inventaire de votre bureau. Sur la base de cette visite, vous recevrez une offre individuelle qui vous donnera un bon aperçu des prestations.

Quels sont les points à considérer lorsque l’on souhaite organiser un déménagement d’entreprise ?

• L’entreprise de déménagement doit être assurée, contrôlée et inscrite au registre du commerce
• Souscrire une assurance déménagement avant le déménagement. Souvent, les entreprises de déménagement vous en proposent une directement
• Faire livrer et distribuer les cartons de déménagement à l’avance
• Écrire sur les cartons le nom du/des collaborateur(s) ou du département
• Notifier les objets particulièrement sensibles ou importants, ou les apporter personnellement au nouveau lieu

<H3> Planifier l’aménagement

Le plan d’aménagement sert à planifier l’agencement du bureau avant le déménagement de l’entreprise. Le plan d’ensemble permet de déterminer les meubles qui conviennent au nouveau bureau. Veillez à trier les vieux dossiers et les meubles de bureau qui ne sont plus utilisés. Tout ce qui ne doit pas être emporté permet d’économiser de l’argent lors du transport. Veillez impérativement aux délais de conservation des documents et détruisez les documents critiques dans le respect de la protection des données.

S’il vous faut de nouveaux meubles, commandez-les à temps pour qu’ils puissent être montés le jour du déménagement. Notre conseil : un déménagement d’entreprise peut être l’occasion parfaite pour passer à l’archivage électronique.

Étape 2 : Déménager

La semaine précédente ou au plus tard la veille, vous devrez vous occuper de la prise de possession du nouveau site. Visitez les nouveaux locaux avec l’administration ou le bailleur et vérifiez qu’ils ne présentent aucun dommage. Cette visite doit absolument avoir lieu avant l’emménagement de l’inventaire du bureau.

Notre recommandation : faites établir un procès-verbal de prise en charge afin d’être couvert en cas de besoin. Quoi d’autre ? Avant le déménagement, vérifiez que l’ancienne et la nouvelle cage d’escalier ne présentent pas de dommages antérieurs.

Une entreprise de déménagement professionnelle se charge de presque toutes les tâches physiques, ce qui signifie que si vous avez tout bien planifié en amont, vous pourrez vous détendre plus ou moins le jour du déménagement. Il est important qu’un interlocuteur soit présent sur place.

Le jour du déménagement, la règle est la même pour tous les collaborateurs qui ne sont pas directement impliqués dans le déménagement : Travailler à domicile ou être libérés un jour pour cause de déménagement. Veillez à communiquer cette information de manière claire et transparente à l’avance afin d’éviter toute ambiguïté le jour du déménagement.

<H2> Étape 3 : Finaliser le déménagement de l’entreprise

Après le déménagement de l’entreprise, la première chose à faire est d’aménager les nouveaux bureaux. Quel est le processus à suivre ?

• Déballer les cartons
• Brancher les appareils tels que le téléphone, le fax et l’imprimante
• Mettre en place les connexions Internet
• Installer les panneaux de l’entreprise
• Signaler les éventuels dommages à l’entreprise de transport
• Relever les compteurs d’électricité, de gaz et d’eau
• Programmer et organiser la fête d’inauguration

Dernière chose mais non la moindre : ne pas oublier de déclarer le déménagement et de faire valoir les frais de déménagement dans la déclaration d’impôts. Pour que vous puissiez organiser correctement votre déménagement d’entreprise, nous avons réuni les points les plus importants à suivre dans une check-list à télécharger gratuitement :

Check-list :Déménagement d‘entreprise

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