Créer et traiter une QR-facture en ligne

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Dans le cadre de l’harmonisation du trafic des paiements, la “QR-facture” sera introduite en Suisse à partir du 30 juin 2020. Il s’agit d’une version moderne des anciens bulletins de verse­ment rouges et oranges. La QR-facture est destinée à soutenir le développement des processus commerciaux numériques et à simplifier l’émission et le paiement des factures. Pour l’instant, la QR-facture est disponible comme méthode de transfert supplémentaire. Il sera donc toujours possible d’utiliser des bulletins de versement oranges et rouges. À long terme, cependant, la QR-facture remplacera les bulletins de versement actuels. On ne sait pas encore quand les bulletins de versement seront effectivement remplacés.

Quels sont les avantages de la QR-facture?

Avec la QR-facture, toutes les informations de paiement sont intégrées dans le Swiss QR Code. Grâce au code QR, les QR-factures ne doivent plus être saisies manuellement, mais peuvent être facilement lues et intégrées dans des processus numérisés.

Quelles sont les variantes disponibles?

• QR-facture avec référence QR (et QR-IBAN)

La QR-facture avec référence QR et QR-IBAN remplace les bulletins de versement oranges. La variante avec montant remplace le BVR, la variante sans montant le BVR+ actuel. La réfé­rence QR correspond à la référence BVR actuelle (26 caractères numériques suivis d’un chiffre de contrôle) et est utilisée, comme auparavant, pour la simple comparaison des factures avec les paiements à l’émetteur de factures. Les numéros de référence PVR existants peuvent continuer à être utilisés sans modification. Cela permet une transition sans heurts entre le BVR/BVR+ et la facture QR. La référence QR ne peut être utilisée qu’en combinaison avec QR-IBAN.

Le QR-IBAN garantit qu’une référence QR (anciennement référence BVR) est obligatoire lors de la saisie des paiements. Cela garantit le traitement efficace habituel des paiements. Pour le QR-IBAN, un enregistrement BVR auprès de la banque est donc nécessaire. Le QR-IBAN ne diffère de l’IBAN que par le fait qu’il utilise une identification différente de l’institut (IID). Tu recevras le QR-IBAN de ta banque. Pour plus d’informations, voir “Comment obtenir mon QR-IBAN ?”

• QR-facture sans référence (avec IBAN)

La QR-facture sans référence avec IBAN remplace le précédent bulletin de versement rouge. Aucun QR-IBAN n’est requis, mais l’IBAN normal du compte peut être utilisé. Il est également possible de saisir ou d’omettre le nom du payeur et le montant. Cette variante de la QR-facture peut être utilisée directement sans enregistrement spécifique auprès de la banque.

• QR-facture avec numéro de référence créancier (avec IBAN)

En plus des numéros de référence BVR (suisses), les numéros de référence SCOR selon la norme (internationale) ISO-11649 peuvent également être utilisés pour la QR-facture. Cette variante est adaptée à la facturation internationale, c’est-à-dire aux clients en dehors de la zone de paiement en francs suisses (Suisse et Liechtenstein). La référence créancier structurée (Ref Type SCOR) a la même fonction qu’une référence QR ; elle simplifie l’attribution d’un paiement avec un numéro de référence unique. Avec cette variante également, aucun QR-IBAN n’est néces­saire, mais l’IBAN normal du compte peut être utilisé.

smallinvoice proposera la création et le traitement de QR-facture dans les variantes QR-IBAN et référence QR ainsi qu’IBAN sans numéro de référence à partir du 30 juin. Pour l’instant, les QR-factures portant un numéro de référence créancier ne sont pas traitées par smallinvoice.

Comment puis-je obtenir un QR-IBAN?

Tu recevras le QR-IBAN de ta banque où se trouve le compte. Le processus varie d’une banque à l’autre. Si ta banque ne figure pas dans la liste ci-dessous, il est préférable de contacter ton conseiller bancaire pour connaître la marche à suivre.

Nous sommes actuellement au courant des processus suivants dans les banques :

• PostFinance

  Chez PostFinance, tous les clients disposant d’un compte BVR reçoivent un QR-IBAN. Le QR-IBAN sera automatiquement communiqué par lettre au cours de la dernière semaine de juin.

• UBS

  L’UBS communiquera la procédure d’obtention d’un QR IBAN à toutes les entreprises clientes dans le courant du mois de mai. Dans l’état actuel des choses, les clients intéressés doivent alors contacter leur conseiller clientèle pour obtenir un QR-IBAN.

• Credit Suisse

  Les clients disposant d’un compte au Credit Suisse recevront sur demande le QR-IBAN à partir de la fin mai. La meilleure façon de procéder est de contacter ton conseiller clientèle ou d’utiliser le numéro de téléphone suivant : 0800 88 11 88.

• Raiffeisen

  La Raiffeisen Bank a déjà communiqué le QR-IBAN à tous les clients disposant d’un compte BVR en décembre 2019. Toute personne ayant ouvert un compte BVR chez Raiffeisen après décembre a reçu directement le QR-IBAN avec les détails du BVR. Par conséquent, aucune autre mesure n’est nécessaire pour les clients de Raiffeisen.

Merci de faire savoir à support@smallinvoice.com comment se déroule la procédure dans ta banque afin que nous puissions compléter la liste.

Comment obtenir une référence QR?

La référence QR est le numéro de référence BVR actuel et est générée par smallinvoice lorsque tu crées une QR-facture avec QR-IBAN. Tout cela se produit automatiquement et peut être ignoré par toi.

Que dois-je faire si je veux envoyer des QR-factures à partir du 30 juin?

Le plus important, bien sûr, est d’utiliser un logiciel qui permette la création de QR-factures à partir du 30 juin. (par exemple smallinvoice). Il est également judicieux de réfléchir à la ou aux variantes de la QR-facture que tu souhaites utiliser à l’avenir. Pour la QR-facture avec QR-IBAN et référence QR, tu dois d’abord demander un compte BVR (si ce n’est pas déjà fait). Il est également conseillé de demander à tes clients de manière proactive s’ils souhaitent recevoir les factures à partir du 30 juin déjà en tant que QR-factures ou s’ils préfèrent les recevoir comme auparavant avec des bulletins de paiement. Il se pourrait bien que de nombreux clients sou­haitent continuer à recevoir des factures avec leurs anciens bulletins de paiement pour le moment.

Comment utiliser la QR-facture dans smallinvoice?

D’abord, il faut saisir la QR-facture dans smallinvoice comme moyen de paiement. À partir du 30 juin, ce sera possible dans le module débiteurs comme pour les bulletins de versement précédents :

Les informations suivantes seront requises:

QR-facture (avec référence QR)

• Nom et adresse de la banque
• Nom et adresse du bénéficiaire (titulaire du compte)
• QR-IBAN
• Numéro de livraison (facultatif)

QR-facture (sans référence)

• Nom et adresse de la banque
• Nom et adresse du bénéficiaire (titulaire du compte)
• IBAN

Bien entendu, les deux variantes de la QR-facture peuvent être enregistrées et utilisées simultanément dans smallinvoice !

La ou les variantes enregistrées de la QR-facture sont alors automatiquement disponibles comme moyen de paiement lorsque la facture est émise :

Puis-je encore créer des BVR, BVR+ et des bulletins de versement rouges ?

Oui, smallinvoice continuera à pouvoir créer et envoyer des factures avec des BVR, des BVR+ et des bulletins de versement rouges. Comme mentionné dans cet article, nous recommandons à nos utilisateurs de demander à leurs clients s’ils préfèrent recevoir une QR-facture ou continuer à recevoir les bulletins de paiement actuels. En ce qui concerne smallinvoice, les anciens bulletins de paiement seront toujours pris en charge jusqu’à ce qu’ils soient officiellement retirés du trafic de paiements. Comme on ne connaît pas encore de date à ce sujet, ce sera au plus tôt dans quelques années.

Les BVR, BVR+ et les bulletins de versement rouges peuvent également être utilisés parallèlement à la QR-facture!

De quoi dois-je tenir compte lorsque je saisis des QR-factures dans le module “créanciers” ?

Lors du traitement des QR-factures entrantes, nous te recommandons de suivre les étapes suivantes dans le module “créanciers” :

Etape 1 – Saisie du compte QR

Afin de payer les factures QR entrantes, un compte QR doit d’abord être créé lors du contact. La première étape consiste à passer à la gestion du compte du contact :

Ensuite, il convient de créer un nouveau compte et sélectionner la variante QR souhaitée:

Le compte QR est désormais également saisi dans le contact :

Étape 2 – Sélectionner le compte QR pour les paiements sortants

Si des QR-factures proviennent de ce contact, tu peux simplement sélectionner le compte souhaité dans le module « créanciers » lors de la saisie de la dépense :

Les autres informations sont lues par smallinvoice directement à partir du Swiss QR Code. Tes dépenses sont donc enregistrées en un rien de temps !