Comptes annuels pour l’administration des salaires
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On a l’impression de rentrer tout juste des vacances d’automne – pourtant, la fin de l’année approche à
nouveau. Avec la fin de l’année, le compte annuel du service de la paie arrive, parmi de nombreuses autres
tâches. Dans le même temps, la loi impose également la présentation de diverses évaluations de fin d’année
ainsi que l’établissement de fiches de salaire pour les employés. Nous vous montrerons les points les plus
importants pour les comptes annuels de l’administration des salaires :
N’oubliez pas – l’année fiscale touche à sa fin
En décembre, il convient de noter que l’année fiscale en cours se termine avec le dernier traitement de la paie,
qui est souvent effectué plus tôt en décembre. Vous ne devez donc pas oublier que tous les paiements
spéciaux tels que le 13e mois de salaire, les primes et autres gratifications qui doivent être traités dans l’année
fiscale en cours doivent être inclus dans le dernier traitement de la paie. Le délai de traitement ou de paiement
est important. Par conséquent, planifiez ces paiements à temps afin que le processus puisse se dérouler en
toute tranquillité.
Évaluations de fin d’année pour les partenaires de sécurité sociale
Les partenaires de la sécurité sociale attendent les évaluations de fin d’année pour le 31 janvier de l’année suivante. Sur la base de ces évaluations de fin d’année, les calculs finaux pour l’année qui vient de se terminer seront effectués.
Ceux-ci doivent être intégrés dans la comptabilité financière afin que l’année puisse être clôturée
complètement. Plus tôt vous soumettez les évaluations de fin d’année, plus tôt vous recevrez les factures
finales.
Les partenaires de la sécurité sociale suivants attendent une évaluation de fin d’année
- Fonds de compensation de l’AVS
- Caisse d’allocations familiale (souvent identique à la caisse de compensation de l’AVS)
- Compagnie d’assurance-accidents LAA
- Compagnie d’assurance d’indemnités journalières de maladie (si une police d’assurance existe))
Les formulaires d’inscription correspondants vous sont généralement envoyés à la fin du mois de novembre.
Chacun de ces partenaires de la sécurité sociale s’attend à recevoir en même temps une communication sur le
total des salaires annuels estimés pour l’année suivante. Sur la base de ces chiffres, les factures d’acompte de
l’année suivante seront émises.
En vue des futures révisions de l’AVS et/ou de la SUVA, il fait partie de l’obligation de conservation d’archiver le
compte de paie par année fiscale, y compris la récapitulation des rubriques, en plus des documents
mentionnés ci-dessus.
Certificat de salaire
La loi stipule que l’employeur est obligé de fournir à chaque employé une fiche de salaire. Chaque employé
peut ainsi préparer sa déclaration d’impôts personnelle. Les fiches de paie doivent être envoyées aux salariés
au plus tard le 31 janvier de l’année suivante.
Modifications juridiques pour la nouvelle année à venir
En fin d’année, il faut également tenir compte des modifications légales pour l’année suivante dans le domaine
des pourcentages à déduire (AVS et AC) ou dans le domaine des limites maximales. De plus, il faut vérifier si les
taux de cotisation de la LAA (accidents professionnels et non professionnels) et de la compagnie d’assurance
d’indemnités journalières de maladie changent. Les modifications doivent être ajustées dans le modèle de paie
ou dans le système de paie.
Changements de salaires pour l’année à venir
Si les salaires des employés changent pour l’année suivante, ils doivent être déclarés à I’assureur LPP. En
contrepartie, la compagnie d’assurance peut calculer et déclarer les nouvelles cotisations pour les employés et
les employeurs.
E Il faut vérifier si les apprentis seront soumis à l’AVS l’année suivante en raison de leur âge, ou si les salariés
prendront leur retraite et continueront éventuellement à travailler (allocation aux retraités).
Ou rendez les comptes annuels de l’administration des salaires encore plus faciles avec smallinvoice et E-Salaire
Si le module de paie e-salaire est utilisé, les évaluations de fin d’année mentionnées ci-dessus sont disponibles dans smallinvoice après le traitement des salaires de décembre dans la zone des documents – automatiquement. Les tâches obligatoires des employés sont contrôlées – automatiquement. Retirez l’évaluation après Noël, joignez-la au formulaire d’inscription correspondant du partenaire de l’assurance
sociale et envoyez les deux. Mettez chaque fiche de salaire dans une enveloppe et remettez-la en double exemplaire à vos employés. Ainsi, vos tâches de traitement des salaires de fin d’année sont effectuées en 15 minutes, ce qui vous laisse plus de temps pour les choses importantes de la vie.