Anleitung zur Abrechnung Kurzarbeitsentschädigung

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Update 20. Januar 2021

Um die Wirtschaft schnell und unbürokratisch zu unterstützen, hat die Schweiz Ende März 2020 ein neues, einfaches Formular für die Abrechnung der Kurzarbeit entwickelt. Auf diese Weise konnten die Arbeitslosenkassen den KMU-Betrieben welche wegen COVID-19 Kurzarbeit beantragt haben, die Kurzarbeitsentschädigung schnell Abrechnen und ausrichten.

Wie du Kurzarbeitsentschädigung beantragst und welche Punkte du dabei beachten musst, erläutern wir detailliert im Blogbeitrag Kurzarbeitsentschädigung wegen Corona-Pandemie (COVID-19).

Update 20. Januar 2021: KAE für Geringverdienende mit einem Einkommen bis CHF 4340 (100%-Pensum)

Personen mit einem Einkommen bis CHF 3470 erhalten bei Kurzarbeit 100% des Lohnes. Personen mit einem Einkommen zwischen CHF 3470 CHF 4340 erhalten bei vollständigem Lohnausfall CHF 3470. Diese Regelung tritt rückwirkend per 01.12.2020 in Kraft.

Wichtige Erläuterungen zur Abrechnung der Kurzarbeitsentschädigung

Aufgrund des Zeitdrucks wurden die Ausführungsbestimmungen vernachlässigt. Basierend auf den Erläuterungen zum Formular sowie verschiedenster Publikationen, fassen wir dir nachstehend die wichtigsten Informationen und Änderungen für das Abrechnen von Kurzarbeitsentschädigung COVID-19 seit Ende März 2020 zusammen.

Excel zur Abrechnung von Kurzarbeitsentschädigung

Der Bund hat das Meldeverfahren für die Abrechnung der Kurzarbeitsentschädigung infolge Pandemie Covid-19 stark vereinfacht. Die Excel-Meldeformulare sind sehr übersichtlich und verlangen nur wenige Werte. Damit du maximal profitierst, ist es wichtig, dass du für deine Mitarbeiter im Feld Verdienstausfall einen allfälligen Anteil 13. Monatslohn oder Gratifikation mit meldest. Zudem kannst du auch andere vertraglich vereinbarte Zahlungen, z.B. Boni geltend machen.

Auf der Seite arbeit.swiss findet man die neuesten Formulare zur Kurzarbeitsentschädigung:

Für die Abrechnungsperiode von September bis November 2020 ist folgendes Formular zu verwenden:
2a COVID-19 Antrag und Abrechnung von Kurzarbeitsentschädigung (September – November 2020 – mit automatischer Karenztagberechnung)

Für die Abrechnungsperiode Dezember 2020 bis März 2021 für Betriebe ohne Personen mit einem Einkommen unter CHF 4340 (Voll-Pensum) ist folgendes Formular zu verwenden:
2b COVID-19 Antrag und Abrechnung von Kurzarbeitsentschädigung (Dezember 2020 – März 2021 – ohne Geringverdienende)

Für Unternehmen mit Personen mit Einkommen unter CHF 4340 (Voll-Pensum) empfehlen wir für die Abrechnungsperiode Dezember 2020 bis März 2021, ausschliesslich mit folgendem Formular zu arbeiten. Die Mitarbeiterdaten werden im Blatt «Einstufung der Lohnkategorien» erfasst:
2c COVID-19 Antrag und Abrechnung von Kurzarbeitsentschädigung (Dezember 2020 – März 2021 – mit Zusatzformular zur Einstufung der Lohnkategorien bis 70 Mitarbeiterkategorien)

Abrechnungsperiode

Die Arbeitslosenkassen erwarten immer eine Meldung für einen ganzen Kalendermonat, auch wenn der bewilligte Beginn der Kurzarbeit mitten im Monat liegt. Die Sollzeit sowie die AHV-pflichtige Lohnsumme musst du also immer für den ganzen Monat angeben, die Ausfallzeit jedoch nur für den bewilligten Zeitraum.

Ferien, Feiertage Krankheit

Da die AHV-pflichtige Lohnsumme des ganzen Monats angegeben wird, müssen auch die Sollstunden für den ganzen Monat angegeben werden. Inklusive aller weiteren Abwesenheitszeiten wie Ferien, Feiertagen, Krankheit usw.

AHV-pflichtige Lohnsumme

Zur Ermittlung der AHV-pflichtigen Lohnsumme werden aufgrund des vereinfachten Verfahrens für Mitarbeiter im Monatslohn keine Zuschläge für Ferien- und Feiertage akzeptiert. Akzeptiert werden einzig ein vertraglich vereinbarter 13. Monatslohn, eine vertraglich vereinbarte Gratifikation oder der Privatanteil für Geschäftsfahrzeuge.

Für Mitarbeiter im Stundenlohn kannst du den durchschnittlichen Monatslohn der letzten 6 bzw. 12 Monate einsetzen. Hierbei darfst du jeweils das günstigere Ergebnis auswählen, inklusive der Zuschläge für Ferien- und Feiertage sowie dem Anteil vom 13. Monatslohn.

Weitere Lohnbestandteile

Als weitere Lohnbestandteile werden vertraglich vereinbarte Einmalzahlungen wie Boni, Umsatzbeteiligungen etc. akzeptiert. Darüber hinaus werden auch Lohnbestandteile akzeptiert, welche die letzten 3 Jahre ausgerichtet wurden, so z.Bsp. eine Weihnachtszulage (auch wenn diese nicht vertraglich vereinbart ist). Ist die Höhe der Zulage für das Jahr 2020 unklar, so musst du den Durchschnitt der letzten 3 Jahre einsetzen.

Personen mit massgebenden Entscheidungsbefugnissen und ihre Ehegatten

Die maximal anzugebende AHV-pflichtige Lohnsumme für die Geschäftsleitung beträgt CHF 4’150.00, basierend auf einer Vollzeitstelle. Die Pauschale wird unabhängig des vor der Kurzarbeit erzielten AHV-pflichtigen Einkommens angewandt. Die Pauschale von CHF 4’150.00 wird anhand des Pensums gekürzt.

Du darfst Personen mit massgebenden Entscheidungsbefugnissen in allen Feldern weglassen, wenn eine Berücksichtigung im Gesamtergebnis eine tiefere Kurzarbeitsentschädigung ergeben würde.

Update Juni 2020:

Personen mit massgebenden Entscheidungsbefugnissen und ihre Ehegatten

Der Anspruch auf KAE wurde in den letzten Monaten auch auf Personen mit massgebenden Entscheidungsbefugnissen und ihre Ehegatten ausgeweitet. Für diese Personen entfällt der ausserordentliche Anspruch auf KAE auf Ende Mai 2020. Mit dieser Massnahme sollen die angestellten Personen mit massgebenden Entscheidungsbefugnissen den direkt oder indirekt betroffenen Selbständigerwerbenden gleichgestellt werden (der Anspruch auf Corona-Erwerbsersatzentschädigung endete per 16. Mai 2020).

Update Januar 2021:

Lernende

Der KAE-Anspruch gilt wieder für Personen in befristeten Arbeitsverhältnissen und für Lernende.

Besonders gefährdete Personen (Art. 10C Verordnung 2 COVID-19)

Für besonders gefährdete Personen besteht neu auch ein Anspruch auf Kurzarbeitsentschädigung.

Voranmeldefrist Kurzarbeit ab 1. Juni 2020

Die Voranmeldefrist für Kurzarbeit wird ab 1. Juni 2020 wieder eingeführt. Unternehmen, die im Mai 2020 bereits über eine bewilligte Voranmeldung für Kurzarbeit verfügen, müssen trotz der Wiedereinführung der Voranmeldefrist per 1. Juni 2020 keine neue Voranmeldung einreichen. Sollte die Voranmeldung ablaufen, wird sie von der zuständigen Kantonalen Amtsstelle verlängert. 

Viele Massnahmen und auch die Regelungen für die Kurzarbeitsentschädigung sind aufgrund der COVID-19 Krise einem steten Wandel unterstellt. Daher empfehlen wir, dich jeweils monatlich neu zu diesem Thema zu informieren.

Vorgehen für smallinvoice Kunden – In 3 Schritten

Nachdem die Kurzarbeitsentschädigung bei der kantonale Amtsstelle für Arbeitslosenversicherung beantragt wurde und der positive Bescheid vorliegt geht es an die administrative Abwicklung. Da es sich primär um ein Thema im Bereich Lohn handelt, empfehlen wir den Einsatz von smallinvoice im Zusammenspiel mit E-Salär.

1. Kurzarbeitszeiten in smallinvoice erfassen

Als Erstes empfiehlt es sich, in der Projektverwaltung von smallinvoice ein Projekt mit dem Namen «Kurzarbeitszeit» anzulegen. Auf dieses Projekt buchst du nun sämtliche Arbeitszeiten der Mitarbeiter, welche aufgrund der Kurzarbeit ausfallen. Also die Arbeitszeiten, welche die Mitarbeiter aufgrund der Corona-Pandemie nicht leisten können. Die Arbeitszeiten welche deine Mitarbeiter effektiv leisten, sollten am besten ganz normal verbucht werden. So kannst du die Anforderungen der betrieblichen Arbeitszeitkontrolle im Zusammenhang mit der Kurzarbeit einhalten.

2. Berechnung der Soll-Stunden und des Verdienstausfalls mit Excel-Template

Zur korrekten Meldung der COVID-19 bedingten Verdienstausfalls wurde von Presida Treuhand ein Excel-Template entwickelt. Die überarbeitete Version wird sämtlichen Kunden von E-Salär auf telefonische Anfrage unter 062 822 44 33 zur Verfügung gestellt. Neben allgemeinen Angaben werden hierbei auch Punkte wie 13. Monatslohn, Ferien- und Feiertagsentschädigung sowie die Berechnung der für die Lohnadministration notwendigen Korrekturen «Lohnausfall infolge Kurzarbeit» sowie «ALV-Vergütung 80%» berücksichtigt.

Update Januar 2021: Dieses Template kann nur noch für Unternehmen ohne Personen mit einem Einkommen unter CHF 4340 (Voll-Pensum) eingesetzt werden.

Für Unternehmen mit Personen mit Einkommen unter CHF 4340 (Voll-Pensum) empfehlen wir, ausschliesslich mit dem Formular 2c COVID-19 Antrag und Abrechnung von Kurzarbeitsentschädigung (Dezember 2020 bis und mit März 2021 – mit Zusatzformular zur Einstufung der Lohnkategorien bis 70 Mitarbeiterkategorien) zu arbeiten. Die Mitarbeiterdaten werden im Blatt «Einstufung der Lohnkategorien» erfasst. Die Daten werden automatisch in das Blatt «Antrag Abrechnung» übernommen, von wo sie in E-Salär übertragen werden müssen.

In dieses Exel-Template kannst du nun die Werte aus der Zeiterfassung von smallinvoice übertragen. Die erfassten Zeiten aus dem Projekt «Kurzarbeitszeit» muss in der Spalte «Ausfallstd» eingetragen werden. Die Endwerte A (Soll-Stunden), B (wirtschaftlich bedingten Ausfall-Stunden) und C (Verdienstausfall) werden für den Antrag und die Abrechnung von Kurzarbeitsentschädigung benötigt.

Erläuterungen zum Excel Template

• Spalte «AHV-Lohn monatlich gemäss Lohnjournal»

Basislohn Monat zuzüglich monatlichen AHV-pflichtigen Zulagen. (z.Bsp. Privatanteil Geschäftswagen)

• Spalte «Anzahl bezahlte Monate (12/13)»

Wenn ein 13. Monatslohn im Vertrag vereinbart ist, bitte 13 eintragen. Sonst bitte 12 eintragen. Für Stundenlöhner ist immer 12 einzutragen.

• «Spalte weitere Lohnbestandteile jährlich»

Hier können andere Lohnbestandteile eingetragen werden. Akzeptiert werden vertraglich vereinbarte Einmalzahlungen (z.Bsp. Bonus, Umsatzbeteiligung). Akzeptiert werden auch nicht vertraglich vereinbarte Zahlungen, welche aber über die letzten 3 Jahre immer ausbezahlt wurden (z.Bsp. Weihnachtszulage). Ist die Zulage für das laufende Jahr noch nicht klar, kann ein Durchschnittswert der letzten Jahre verwendet werden.

• Spalte «Wöchentliche Arbeitszeit»

Individuelle, vertraglich vereinbarte wöchentliche Arbeitszeit pro Person erfassen. In dieser Spalte wird das Pensum einer Person berücksichtigt.

• Spalte «Anzahl Arbeitstage Abrechnungsperiode»

Hier wird die effektive Anzahl Arbeitstage für die Abrechnungsperiode gemäss Kalender erfasst. Für die Ermittlung der Sollzeit müssen auch Feiertage sowie andere Abwesenheiten (z.Bsp. Krankheit, Militär- und Zivilschutz etc.) mitgezählt werden.

• Spalte «Ausfallstunden»

Hier werden die Ausfallstunden gemäss Stundenrapport pro Person erfasst.

• Mitarbeiter mit Stundenlohn

Mitarbeiter mit Stundenlohn kannst du mit dem gleichen Template berechnen. Für Mitarbeiter mit Stundenlohn wird der Durchschnitt des Brutto-Stundenlohnes (inkl. Ferien- und Feiertagsentschädigung, inkl. Anteil 13. Monatslohn) für die letzten 6 resp. 12 Monate berechnet. Das für dich als Unternehmer günstigere Ergebnis darf eingesetzt werden.

3. Antrag und Abrechnung von Kurzarbeitsentschädigung

Du kannst dir direkt hier das offizielle Formular für Antrag und Abrechnung von Kurzarbeitsentschädigung (Abrechnungsperiode Dezember 2020 – März 2021 – ohne Geringverdienende) herunterladen. In dieses Formular werden die Werte A (Soll-Stunden), B (wirtschaftlich bedingten Ausfall-Stunden) und C (Verdienstausfall) vom Exel-Template übertragen:

Anschliessend muss das ausgefüllte Formular an die zuständige Arbeitslosenkasse gesendet werden.

4. Verarbeitung in der Lohnadministration E-Salär

Damit die Kurzarbeitsentschädigung in der Lohnadministration E-Salär berücksichtigt wird, muss der Wert 1 (Lohnkürzung infolge Kurzarbeit) sowie der Wert 2 (Kurzarbeitsentschädigung ALV) aus dem Exel-Template in E-Salär nachgetragen werden.

Benötigst du Unterstützung – unser Partner Presida Treuhand AG berät dich gerne.

Stand: 01.06.2020

Der Konkurrenz einen Schritt voraus –  mit smallinvoice und E-Salär

smallinvoice ist eine Schweizer Rechnungssoftware für Kleinfirmen und Startups. Neben Einnahmen und Ausgaben lassen sich mit smallinvoice auch Projekte verwalten und die Arbeitszeiten der Mitarbeiter erfassen. Im Zusammenspiel mit der Lohnsoftware E-Salär lassen sich sämtliche Lohnabrechnungen unkompliziert und ohne Vorwissen abrechnen.